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Canal de denuncias

Canal de denuncias

Conducto a través del que una empresa recibe y gestiona las comunicaciones o informaciones formuladas por sus empleados y profesionales de la organización, sobre posibles conductas irregulares de las que hayan tenido conocimiento, contrarias a las normas, tanto externas como internas de la empresa recogidas en sus protocolos y códigos de conducta.

Compliance

Regulación

Esta figura tiene su origen en la administración pública norteamericana (Lloyd–La Follete Act de 1912, Whistleblower Protection Act de 1989). Y, para las empresas estadounidenses cotizadas y sus filiales en Europa, en la Sarbanes–Oxley Act de 2002.

Nuestro Código Penal, tras la reforma operada por LO 1/2015, dentro de los requisitos que deben cumplir los modelos de organización y gestión con que deben contar las personas jurídicas (planes o programas de compliance), exige en el art. 31 bis 5 4º CP que impongan «la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención».

Además, el artículo 31 bis 1 b) CP establece «los deberes de supervisión, vigilancia y control» de la actividad de los subordinados por parte de quienes tienen funciones ejecutivas o de organización y control de la compañía. Y la adopción de un canal de denuncias cumple con estos deberes, de manera que favorece la implantación de una cultura de cumplimiento de la organización, como preconiza la jurisprudencia del TS (STS 154/2016, de 29 de febrero y STS 221/2016, de 16 de marzo)

La Circular 1/2016 de la FGEº, por su parte, especifica que la existencia de unos canales de denuncia de incumplimientos internos o de actividades ilícitas de la empresa es uno de los elementos clave de los modelos de prevención.

Internacionalmente la norma ISO 19600–2014 «Sistemas de gestión de Compliance – Directrices», considera los canales de denuncia o delación como una herramienta efectiva de comunicación, sin perjuicio de la existencia de otras.

Su cláusula 9.1.3 «Fuentes de opinión sobre el desempeño de Compliance», establece que la organización debe contar con procedimientos para recabar opiniones y percepciones de sus empleados en lo relativo al Compliance, a través de diversas fuentes, tales como los empleados mediante canales de denuncia, sugerencias y buzones de opinión.

Y en la cláusula 10.1.2 «Escalado de información», dispone que un sistema de Compliance eficaz ha de incluir un mecanismo para que los empleados de la organización y otras personas informen sobre las malas prácticas reales o sospechosas, o sobre violaciones de las obligaciones de Compliance, de forma confidencial y sin temor a represalias (derecho a la indemnidad).

En España, la UNE 19601 es el estándar nacional actual certificable de Sistemas de gestión de Compliance y regula en su cláusula 8.7 la comunicación de incumplimientos o irregularidades y en la 8.8 la investigación de esos incumplimientos.

Finalidad

Su finalidad principal es prevenir incumplimientos normativos y corregir los ya detectados.

Los objetivos concretos de la implantación de un canal de denuncias son los siguientes:

  • Detección anticipada e identificación de las actividades donde pueden cometerse las infracciones que se pretenden evitar, previniendo el delito.
  • Cumplir la obligación legal que recoge el art. 31 bis 5 4º del CP de que los programas de compliance cuenten con dicho canal de denuncias, contribuyendo a que la empresa pueda demostrar que ha implementada una verdadera cultura de cumplimiento y que emplea medidas efectivas de diligencia debida en su modelo de prevención penal que le exima de responsabilidad penal en caso de comisión de un delito.
  • Dotar a la persona jurídica de una medida de control sobre su propia actividad.
  • Posibilitar la imposición de sanciones a los autores de las conductas denunciadas, cuando así proceda, cumpliendo otro de los requisitos del plan de prevención de riesgos penales recogido en el art. 31 bis 5. 5º del Código Penal, sin perjuicio de las posibles responsabilidades penales que deban depurarse.
  • Colaborar con la investigación judicial, aportando pruebas o reparando o disminuyendo el daño, en cualquier momento del procedimiento penal, con anterioridad a la celebración del juicio oral, con la consiguiente atenuación de la responsabilidad como prevé el art. 31 quater CP.
  • Contribuir a la eficacia de funcionamiento de la empresa con la mejora continua de los procesos internos para la gestión y control de conductas ilegales o contrarias a la cultura ética de la empresa.

Requisitos del canal ético o de denuncias

Para su correcto funcionamiento y que cumpla con su finalidad, el canal ético o de denuncias debe cumplir con una serie de garantías, no sólo teniendo en cuenta la normativa penal, sino de forma integral teniendo en consideración otras normativas nacionales e internacionales, tales como la laboral, protección de datos, etc.

Confidencialidad y anonimato de las denuncias y garantía de indemnidad del denunciante.

La Circular 1/2016 FGE recoge que: " …resulta imprescindible que la entidad cuente con una regulación protectora específica del denunciante (whistleblower), que permita informar sobre incumplimientos varios, facilitando la confidencialidad mediante sistemas que la garanticen en las comunicaciones (llamadas telefónicas, correos electrónicos…) sin riesgo a sufrir represalias."

La norma UNE 19601, en su cláusula 7.3.2.1: "Diligencia debida común a todos los miembros de la organización", prevé que los miembros de la organización establezcan procedimientos tendendes a que no se adopte ninguna represalia contra los que reporten de buena fe a través de los canales establecidos al efecto.

Se debe garantizar, por tanto:

  • La confidencialidad del denunciante mediante sistemas de comunicaciones eficaces y que la preserven (correos electrónicos, llamadas o mensajes telefónicos, etc.) y
  • El derecho a que no se tomen represalias contra el denunciante. En el ámbito laboral, tal derecho supone la nulidad de cualquier sanción laboral impuesta por la empresa que venga motivada o guarde relación con una previa denuncia del trabajador.

En cuanto a las dudas de si las denuncias pueden ser anónimas, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), en su Informe Jurídico 128/2007, concluyó que debía evitarse la existencia de denuncias anónimas, y que el denunciante debía estar identificado, si bien debía garantizarse el tratamiento confidencial de las denuncias formuladas a través de los sistemas de whistleblowing.

Por contra, la norma UNE 19601 -de la Asociación Española de Normalización-, que contiene los requisitos de certificación de los sistemas de compliance, admite la opción de que las comunicaciones que se realicen a través de los procedimientos internos de la organización para tener conocimiento de irregularidades o incumplimientos sean anónimas.

La cuestión ha quedado zanjada en el art. 24 de la LO 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales que prevé que: "Será lícita la creación y mantenimiento de sistemas de información a través de los cuales pueda ponerse en conocimiento de una entidad de Derecho privado, inclusoanónimamente, la comisión en el seno de la misma o en la actuación de terceros que contratasen con ella, de actos o conductas que pudieran resultar contrarios a la normativa general o sectorial que le fuera aplicable.".

Exige, además, que se informe a los empleados y a terceros de la existencia de canales internos.

El acceso a los datos contenidos en estos canales de denuncia quedará limitado exclusivamente a quienes, incardinados o no en el seno de la entidad, desarrollen las funciones de control interno y de cumplimiento, o a los encargados del tratamiento que eventualmente se designen a tal efecto. No obstante, será lícito su acceso por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.

Los hechos constitutivos de ilícito penal se notificarán a la autoridad competente y solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador, dicho acceso se permitirá al personal con funciones de gestión y control de recursos humanos.

La LOPDGDD impone a la organización el deber de preservar la identidad y garantizar la confidencialidad del denunciante -cuando no opte por el anonimato- y ordena que los datos se conserven en el sistema únicamente el tiempo imprescindible para la averiguación de los hechos denunciados, con un límite de tres meses desde su introducción en el canal, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la LOPDGDD. Transcurridos esos 3 meses, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano al que corresponda, para la investigación de los hechos denunciados, pero no se conservará en el propio sistema de información de denuncias internas.

Formación e información a los empleados.

La persona jurídica debe informar y formar a sus empleados y directivos, antes de implantar el canal de denuncias y posteriormente de forma periódica, sobre:

  • La existencia, finalidad y funcionamiento del canal ético o de denuncias, así como de que se garantizará la confidencialidad respecto a la identidad del denunciante y los hechos denunciados, y que no se producirá ninguna represalia derivada del hecho de denunciar e informar a través del canal de denuncias (confidencialidad e indemnidad).
  • La forma de presentación de la denuncia, tramitación y plazos de resolución.
  • Que se informará a la persona afectada de la existencia de la denuncia formulada en su contra, respetándose la normativa existente en materia de protección de datos personales.

Revisión y actualización periódica del sistema, como prevé el art. 31 bis 5 6º CP.

Deberá evaluarse periódicamente el funcionamiento del canal de denuncias, para detectar deficiencias y errores, que deberán subsanarse, y analizarse si los resultados están alineados con la política de cumplimiento normativo de la compañía.

Puede resultar conveniente que la validación del sistema vaya acompañada de una auditoría externa que valide todo el proceso.

• Establecimiento de un sistema disciplinario de incumplimientos.

El art. 31 bis 5.5º CP exige el establecimiento de un sistema disciplinario que sancione adecuadamente el incumplimiento de las medidas que establezca el modelo.

El plan de prevención de delitos debe prever, por tanto, las sanciones derivadas de los incumplimientos o infracciones detectadas y también de la vulneración del deber de informar de tales infracciones, o no hacerlo con sujeción al procedimiento y forma establecidos.

Pueden documentarse en el código ético o de conducta que deben conocer todos los miembros de la organización.

La Circular 1/2016, de la FGEº concreta:

«Presupone la existencia de un código de conducta en el que se establezcan claramente las obligaciones de directivos y empleados. Las infracciones más graves, lógicamente, serán las constitutivas de delito, debiendo contemplarse también aquellas conductas que contribuyan a impedir o dificultar su descubrimiento así como la infracción del deber específico de poner en conocimiento del órgano de control los incumplimientos detectados a que se refiere el requisito cuarto».

La UNE 19601 recoge en su cláusula 8.8, que se podrán imponer, dependiendo de la gravedad del incumplimiento, desde amonestaciones hasta despido disciplinario.

Este requisito choca con el sistema de despido español que es tasado. Las dos posibles soluciones son: bien que el empresario ponga encima de la mesa de negociación para la reforma de su convenio colectivo la posibilidad de despedir si el empleado incumple las medidas de prevención y así puede demostrar al juez que su intención era esa, aunque no se llegue a un acuerdo en el citado convenio colectivo, o bien que el incumplimiento se considere una transgresión de la buena fe contractual y ser así causa de despido disciplinario del art. 54.2 d) del Estatuto de los Trabajadores.

La Sentencia de la sala de lo social de la AN 40/2018, de 6 de marzo, razona al respecto: "Los principios de actuación del Código ético sólo son vinculantes en la medida que encajen plenamente en los principios constitucionales, legales y contractuales que regulan las relaciones laborales" que supone la imposibilidad de introducir un código disciplinario si no se realiza por el cauce de la negociación colectiva."

Comunicación a los representantes legales de los trabajadores. (art. 64.5 Estatuto de los Trabajadores y art. 48 L 3/2007, de 22 de marzo, de igualdad)

Organización

• Denunciantes: toda persona puede realizar la denuncia; no solo perteneciente a la organización o persona jurídica, sino también terceros no relacionados y que hayan podido tener conocimientos, pero principalmente serán los mismos empleados de la compañía.

Por tanto, los procedimientos han de ser públicos, accesibles y reales.

Receptor: con independencia de los órganos oficiales o institucionales, la persona jurídica deberá tener un órgano de tratamiento de denuncias.

El órgano gestor deberá ser plenamente objetivo, transparente e imparcial en los procesos de investigación y resolución de las denuncias que se formulen. Para ello es conveniente que el instructor del expediente sea una persona distinta de las encargadas de la resolución del mismo.

El órgano gestor del canal de denuncias deberá ejecutar con el máximo rigor el proceso de investigación derivado de las denuncias o comunicaciones recibidas, fundamentando y justificando suficientemente sus conclusiones, para comprobar la veracidad de los hechos denunciados, sin vulnerar la presunción de inocencia y demás derechos de las personas denunciadas.

Es conveniente habilitar en todo momento un canal de comunicación abierta y fluida con el denunciante, lo que propiciará la aportación de nuevos datos o pruebas adicionales, una ampliación de los hechos inicialmente denunciados o de la propia investigación.

Este órgano puede ser:

  • Interno: puede estar compuesto por el oficial de cumplimiento (compliance officer), los directivos y un asesor externo experto en materia sancionadora penal y/o administrativa. El número se adaptará al tamaño de la empresa y ha de tener especiales prerrogativas de independencia, imparcialidad y autonomía dentro de la institución.

    O puede estar integrado en el comité de cumplimiento normativo o Compliance, o la recepción y gestión de las denuncias podría llevarla a cabo, en compañías de dimensiones no muy grandes, el Compliance Officer u oficial de cumplimiento solamente.

  • Externo: la Circular 1/2016, de la FGEº pone de relieve las ventajas de la externalización de la gestión del canal de denuncias, especialmente en la fase de recepción y gestión de las mismas, en cuanto a la imparcialidad y objetividad del órgano gestor, y con respecto al tratamiento, conservación y confidencialidad de los datos de carácter personal del denunciante.
  • Híbrido: puede ser interno el órgano que instruye y externo el que resuelve y viceversa.

La UNE 19601, en su cláusula 5.1.2 adjudica al órgano de compliance (que también puede ser externo, interno o híbrido), junto con la dirección, la responsabilidad de "adoptar e implementar procesos para gestionar la información, tales como las reclamaciones y/o comentarios recibidos de líneas directas, un canal de denuncias u otros mecanismos. La alta dirección será la encargada de revisar la información que, sobre esto, le remita el órgano de compliance [9.4.c)]

Explica también la UNE en su apartado 8.8 que la organización puede externalizar este servicio, en cuyo caso obliga a informar permanentemente al órgano de compliance.

Medio: deberán usarse herramientas que revistan las máximas medidas de seguridad, para poder aportar todas las evidencias a un procedimiento penal, en su caso.

Procedimiento de tramitación de las denuncias

• El órgano instructor recibe la denuncia, que deberá documentarse por escrito, consignando todos los datos posibles.

Este procederá a hacer constar su recepción, lugar y forma, y a su evaluación previa en el plazo que se estipule y decidirá:

  • Archivar el asunto por no existir indicios racionales de criminalidad y, en su caso, no siendo delito pero sí otro tipo de infracción, trasladará la denuncia al ámbito pertinente, laboral, administrativo o el que corresponda.
  • Proceder a la apertura de un expediente de investigación del delito en el cual se enunciarán cargos, se recabarán pruebas, con el conocimiento de las personas implicadas y con escrupuloso respeto de los principios de transparencia y responsabilidad y bajo un régimen estricto de confidencialidad respecto a la identidad del denunciante.

• El órgano instructor emite un informe de investigación en los plazos al efecto estipulados, debiendo recomendar las medidas o diligencias a adoptar para una eficaz investigación de los hechos (entrevistas a los implicados, solicitud de información o documentación a otros departamentos de la organización, análisis de datos, obtención de información a través de fuentes externas, etc.).

• Concluida la investigación, el instructor emite un informe de conclusiones, fundamentado y motivado que remitirá al órgano que deba resolver y al comité de cumplimiento (o de compliance), de ser distintos a los que instruyen, y al órgano de administración, si así se establece en el proceso.

• El órgano que resuelve, en el plazo que se estipule, efectuará una propuesta de sanción en función de la gravedad de los hechos investigados y recomendará al órgano de administración que los hechos se pongan en conocimiento de la fiscalía o del juez, si pueden ser constitutivos de delito. Debe ser siempre el órgano de administración el responsable de la decisión final.

• Todo el proceso deberá quedar debidamente documentado y evidenciado.

Obligatoriedad de canal de denuncias en el ámbito de la prevención del blanqueo de capitales

El Real Decreto-ley 11/2018, de 31 de agosto (en vigor desde el 4 de septiembre de 2018, y por el que se transpone, entre otras, la Cuarta Directiva en materia de Prevención de Blanqueo de Capitales) introduce un nuevo artículo 26 bis en la Ley 10/2010 de 28 de abril de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, que exige ya expresamente que los sujetos obligados establezcan procedimientos internos para que sus empleados, directivos o agentes puedan comunicar, incluso anónimamente, información relevante sobre posibles incumplimientos en relación a lo dispuesto por la Ley 10/2010 de 28 de abril de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, su normativa de desarrollo o las políticas internas implementadas para su cumplimiento a nivel corporativo.

Estas son algunas de las características de estos procedimientos internos específicamente previstos en el ámbito de la prevención del blanqueo de capitales:

  • Podrán integrarse en los sistemas que hubiera podido establecer el sujeto obligado para la comunicación de informaciones relativas a la comisión de actos o conductas contrarias a la restante normativa general o sectorial que les fuera aplicable. Es decir, se prevé su integración en los canales de denuncia o whistleblowing implementados en materia de cumplimiento normativo y prevención de delitos.
  • Esta obligación de implementación del sistema de comunicaciones o denuncias internas no sustituye la necesaria existencia de mecanismos específicos e independientes de comunicación interna de operaciones sospechosas (conforme al vigente sistema de comunicación por indicio previsto por el art. 18 de la Ley 10/2010 de 28 de abril).
  • Estos sistemas de comunicación deben cumplir con la normativa de protección de datos.
  • Los sujetos obligados adoptarán medidas para garantizar que los empleados, directivos o agentes que informen de las infracciones cometidas en la entidad sean protegidos frente a represalias, discriminaciones y cualquier otro tipo de trato injusto.
  • La normativa prevé que, reglamentariamente, se puedan determinar excepciones (para determinados sujetos obligados) respecto del cumplimiento de esta obligación.
  • Se trata de un sistema de comunicación interno, a nivel corporativo, complementario con la existencia de sistemas de comunicaciones públicos (previstos por el nuevo artículo 63 de la Ley 10/2010 de 28 de abril, referente a la comunicación de infracciones) que prevé, a su vez, también la protección de los denunciantes.
  • Sujetos obligados: los enumerados en el art. 2.1 de la L 10/2010, de 28 de abril.

    Extiende la obligación de crear canales de denuncia a las Administraciones Públicas para que puedan recibir denuncias sobre potenciales incumplimientos por los sujetos obligados sobre las exigencias de la normativa de prevención del blanqueo.

    La normativa extiende también el tratamiento de las medidas de diligencia reforzada a todas las personas con responsabilidad pública, tanto nacionales como extranjeras. Hasta ahora, solo las personas con responsabilidad pública extranjeras eran objeto de aplicación de automática de estas medidas.

  • La no implementación del canal de denuncias sería considerada como una infracción leve de la Ley y sancionado con hasta 60.000 € (art. 53 L 10/2010, de 28 de abril).

Whistleblowing europeo

La Directiva (UE) 2019/1937, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, conocida como la Directiva de protección de los whistleblowers o Directiva whistleblowing, pretende ofrecer un marco uniforme y amplio de normas mínimas que garanticen la protección de las personas que faciliten información para la detección de delitos o infracciones legales en el seno de una organización, ya sea privada o pública, y así contribuir a una mejor implementación del derecho de la Unión en aquellos ámbitos en los que sea necesario reforzar la aplicación de las leyes; la escasez de denuncias procedentes de informantes sea un factor clave que repercuta en la ejecución de las leyes; y la infracción del Derecho de la Unión pueda provocar graves perjuicios al interés público.

Entró en vigor el 16 de diciembre de 2019 y el plazo para su trasposición es de dos años desde su aprobación, hasta el 17 de diciembre de 2021. El plazo especial para canales privados en entidades jurídicas del sector privado que tengan de 50 a 249 trabajadores es de 4 años, es decir, hasta 17 diciembre 2023.

Se aplica a infracciones que afecten a (art. 2 Directiva (UE) 2019/1937, de 23 de octubre de 2019):

  • Contratación pública
  • Servicios, productos y mercados financieros y prevención blanqueo capitales y financiación del terrorismo
  • Seguridad de los productos
  • Seguridad del transporte
  • Protección del medio ambiente
  • Protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear
  • Seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animal y bienestar de los animales
  • Salud pública
  • Protección de los consumidores
  • Protección de la intimidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y los sistemas de información;
  • Intereses financieros de la UE, tal como se definen en el artículo 325 del TUE.
  • Mercado interior, conforme al artículo 26, apartado 2, del TFUE incluidas las infracciones de normas en materia de competencia, y ayudas estatales, actos que infrinjan las normas del impuesto de sociedades o ventajas fiscales relacionadas con el mismo.

Además, se aplicará también a «todos aquellos ámbitos no regulados en el marco de instrumentos sectoriales específicos que deben ser complementados por la presente Directiva», de tal modo que sean conformes con las normas mínimas previstas en ella.

No se aplica a:

Hay tres sistemas posibles de canales de denuncia (art. 3 Directiva (UE) 2019/1937, de 23 de octubre de 2019):

  • Canales de denuncias internos.
  • Canales de denuncias externos.
  • Revelaciones públicas.

No obstante, si existen normas sectoriales específicas sobre la denuncia de infracciones, se aplicarán dichas normas.

El denunciante es libre de optar por una vía u otra. No obstante, el legislador le recuerda que, para la buena práctica empresarial, y sobre todo si la infracción detectada puede ser resuelta a nivel interno, es preferible que acuda a los canales internos (art. 7.1 Directiva (UE) 2019/1937, de 23 de octubre de 2019).

Todos ellos tienen los siguientes aspectos comunes:

  • Deber de confidencialidad (art. 16 Directiva (UE) 2019/1937, de 23 de octubre de 2019)

    Debe velarse para que no se revele la identidad del denunciante sin su consentimiento expreso a ninguna persona que no sea un miembro autorizado del personal competente para recibir o seguir denuncias. Excepcionalmente, podrá revelarse cuando constituya una obligación necesaria y proporcionada impuesta por el Derecho de la Unión o nacional en el contexto de una investigación llevada a cabo por las autoridades nacionales o en el marco de un proceso judicial, en particular para salvaguardar el derecho de defensa de la persona afectada. Se informará al denunciante por escrito antes de revelar su identidad, y de los motivos, salvo que ello pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial.

  • Tratamiento de datos personales (art. 17 Directiva (UE) 2019/1937, de 23 de octubre de 2019).

    Todo tratamiento de datos personales realizado en aplicación de la presente Directiva se realizará de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 y la Directiva (UE) 2016/680. Todo intercambio o transmisión de información por las instituciones u organismos de la Unión se realizará de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725.

    No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una denuncia específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.

  • Registro de denuncias (art. 18 Directiva (UE) 2019/1937, de 23 de octubre de 2019).

    las entidades jurídicas de los sectores privado y público y las autoridades competentes deben llevar un registro de todas las denuncias recibidas, en cumplimiento de los requisitos de confidencialidad del artículo 16. Las denuncias se conservarán únicamente durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con los requisitos legales.

Canales de denuncia externos

Los Estados miembros designarán a las autoridades competentes para recibir las denuncias, darles respuesta y seguirlas, y las dotarán de recursos adecuados. (Artículos 10 a14 Directiva (UE) 2019/1937, de 23 de octubre de 2019)

Dichas autoridades competentes deberán:

  • Establecer canales de denuncia externa independientes y autónomos para la recepción y el tratamiento de la información sobre infracciones.

    Para ello deben gestionarse garantizando la exhaustividad, integridad y confidencialidad de la información e impedir el acceso a ella al personal no autorizado y permitir el almacenamiento duradero de información, para posibles nuevas investigaciones.

  • Acusar recibo de la denuncia con prontitud, y en cualquier caso en un plazo de siete días a partir de su recepción, a menos que el denunciante solicite expresamente otra cosa o que la autoridad competente considere razonablemente que el acuse de recibo de la denuncia comprometería la protección de la identidad del denunciante.
  • Seguir las denuncias diligentemente.
  • Dar respuesta al denunciante en un plazo razonable, no superior a tres meses, o a seis meses en casos debidamente justificados.
  • Comunicar al denunciante el resultado final de toda investigación desencadenada por la denuncia.
  • Transmitir en tiempo oportuno la información contenida en la denuncia a las instituciones, órganos u organismos competentes de la Unión, según corresponda, para que se siga investigando, cuando así esté previsto por el Derecho de la Unión o nacional.

Permitirán denunciarpor escrito y verbalmente. La denuncia verbal será posible por vía telefónica o a través de otros sistemas de mensajería de voz y, previa solicitud del denunciante, por medio de una reunión presencial dentro de un plazo razonable.

Las autoridades competentes designarán a los miembros del personal responsables de tratar denuncias, con formación específica, que deberán informar sobre los procedimientos de denuncia, recibir y seguir esas denuncias y mantener el contacto con el denunciante.

Revelaciones públicas

La persona que haga una revelación pública puede acogerse a la protección de la Directiva si se cumple alguna de las condiciones de su art. 15 Directiva (UE) 2019/1937, de 23 de octubre de 2019 (previa denuncia en canal interno o externo, inminencia, etc.).

Excepción: no se aplica en los casos en que una persona revele información directamente a la prensa con arreglo a disposiciones nacionales específicas por las que se establezca un sistema de protección relativo a la libertad de expresión y de información.

Canales de denuncia internos

• Los canales de denuncia internos son obligatorios para entidades jurídicas del sector (art. 8 Directiva (UE) 2019/1937, de 23 de octubre de 2019):

  • Público, aunque se podrá eximir a los municipios de menos de 10.000 habitantes o con menos de 50 trabajadores.
  • Privado, si tienen 50 o más trabajadores. Este límite no se aplica a las entidades que se dediquen a servicios, productos y mercados financieros, y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo; seguridad del transporte y medio ambiente.

Si tienen menos de 50 trabajadores, sobre todo para medio ambiente y salud pública, los Estados miembros podrán exigir que establezcan canales y procedimientos de denuncia interna tras una adecuada evaluación del riesgo y teniendo en cuenta la naturaleza de las actividades de las entidades y el correspondiente nivel de riesgo.

Se permite que entidades jurídicas del sector privado que tengan entre 50 y 249 trabajadores compartan recursos para la recepción de denuncias y toda investigación que deba llevarse a cabo.

La gestión de los canales de denuncia internos puede ser interna, por una persona o departamento de la organización o externa, por un tercero.

Procedimiento y seguimiento (art. 9 Directiva (UE) 2019/1937, de 23 de octubre de 2019)

Los canales incluirán:

  • Vías para recibir denuncias escritas y/o verbales (por teléfono u otros sistemas de mensajería) diseñados, establecidos y gestionados de una forma segura que garantice que la confidencialidad de la identidad del denunciante y de cualquier tercero mencionado en la denuncia esté protegida, e impida el acceso a ella al personal no autorizado.
  • Un acuse de recibo de la denuncia al denunciante en un plazo de 7 días a partir de la recepción.
  • Designación de una persona o departamento imparcial que sea competente para seguir las denuncias, que podrá ser la misma persona o departamento que recibe las denuncias y que mantendrá la comunicación con el denunciante y, en caso necesario, solicitará a éste información adicional y le dará respuesta.
  • Seguimiento diligente por la persona o el departamento designados.
  • Seguimiento diligente de las denuncias anónimas cuando así lo establezca el Derecho nacional.
  • Plazo razonable para dar respuesta, no superior a 3 meses a partir del acuse de recibo o, si no se remitió un acuse de recibo al denunciante, a 3 meses a partir del vencimiento del plazo de 7 días después de hacerse la denuncia.
  • Información clara y accesible sobre los procedimientos de denuncia externa.

Recuerde que...

  • Todo programa de compliance penal debe tener una vía para informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención, como prevé el art. 31 bis. 5 4º CP.
  • Su finalidad es prevenir incumplimientos normativos, tanto de normas externas como internas de la empresa y corregir los ya detectados.
  • Sus requisitos son:
    • Confidencialidad y anonimato de las denuncias e indemnidad del denunciante.
    • Formación e información a los trabajadores.
    • Comunicarlo a los representantes legales de los trabajadores.
    • Revisión y actualización periódica del sistema.
    • Establecimiento de un sistema disciplinario.
  • El órgano gestor del canal de denuncias puede ser interno en la organización, externo, o mezcla de ambos. Es conveniente que el órgano instructor sea distinto del que resuelve.
  • La Directiva (UE) 2019/1937, de 23 de octubre de 2019 prevé un canal de denuncias y la protección del denunciante aplicable a partir del 17 de diciembre de 2021.
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