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Oficio (Comunicación Judicial)

Oficio (Comunicación Judicial)

Procesal

Los “oficios” son aquellos actos de comunicación judicial específicos cuyos destinatarios son autoridades judiciales y funcionarios que no sean Registradores de la Propiedad, Mercantiles, de Buques, de ventas a plazos de bienes muebles, Notarios, Corredores Colegiados de Comercio o Agentes de Juzgado o Tribunal, para lo cuales las Leyes prevén los “mandamientos”.

La razón de ser de la remisión de este tipo de comunicaciones es, en primer lugar, instrumental con el proceso, de modo que cuando el órgano judicial se dirige, por oficio, a cualquiera de ellos, es porque como consecuencia de una actuación judicial es preciso llevar a cabo por el destinatario una concreta actividad, o la de obtener la certificación o testimonio de un documento emitido por aquellos. En segundo lugar, se basa en el deber de colaboración con los órganos judiciales, proclamado en el artículo 118 de la Constitución Española y en el artículo 17 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, que incluye obviamente a las autoridades no judiciales y los funcionarios.

La Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil, regula este acto de comunicación en el artículo 149, incluido dentro del Capítulo V (“De los actos de comunicación judicial”) de su Título V (“De las actuaciones judiciales”). El artículo 149 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, relaciona a los oficios -al igual que a los mandamientos- como clases específicas de actos de comunicación del tribunal, estableciendo cuando se utilizarán unos y otros; y de otra, el artículo 167 refiere la forma en que habrán de llevarse a cabo los mismos. Como ya ocurriera con la Ley de Enjuiciamiento Civil de 1881, la regulación que del auxilio a la justicia hace la actual Ley de Enjuiciamiento Civil debe considerarse de mínimos: “sólo se regula el acto para pedirlo u ordenarlo -e, incluso en cuanto a él, más que todos sus requisitos, su forma-, los medios de comunicación de ese acto y el pago de los gastos originados por esta modalidad de auxilio”; previsión coherente si consideramos que la regulación del mismo (del contenido de este auxilio a la justicia) se sitúa en la normativa propia de la actividad de los funcionarios, autoridades y órganos que deben prestarlo, sin perjuicio de las funciones que a este respecto puede asumir el procurador de la parte. Sin embargo, ninguna referencia se contiene al respecto de que sean esta clase de actos los idóneos para las comunicaciones con las entidades financieras y de crédito, entidades mercantiles, etc., de gran trascendencia en la fase de ejecución de sentencias, cuando es, precisamente, la modalidad que se viene utilizando en la práctica.

No se determinan en las leyes procesales ni en la Ley Orgánica del Poder Judicial los requisitos de esta forma, por lo que habrá que estar al supuesto concreto. Sólo el artículo 167 de la Ley de Enjuiciamiento Civil regula la forma de remitir estos actos de comunicación, previendo, como en general para los actos de auxilio jurisdiccional, que la forma ordinaria de remisión es la de la comunicación directa entre el órgano judicial y los destinatarios de los oficios, sin perjuicio de la posibilidad de que sea la propia parte a través de su procurador la que se encargue de diligenciarlos, tal como ocurre en los actos de auxilio judicial. Tal comunicación directa debe hacerse preferentemente mediante el uso de medios digitales y electrónicos, sin perjuicio de poder recurrir a los medios tradicionales, conforme establece el artículo 162 LEC. Desaparece en la Ley de Enjuiciamiento Civil de 2000 la mención al acuse de recibo (presente en el artículo 299.II de la Ley de Enjuiciamiento Civil de 1881), de utilidad contrastada, sin saber exactamente por qué. Por otra parte, tras la reforma operada por la Ley 42/2015, se prioriza el uso de medios electrónicos. Y así, cuando las oficinas judiciales y las partes o los destinatarios de los actos de comunicación estén obligados a enviarlos y recibirlos por medios electrónicos, telemáticos, infotelecomunicaciones o de otra clase semejante, que permitan el envío y la recepción de escritos y documentos, de forma tal que esté garantizada la autenticidad de la comunicación y de su contenido y quede constancia fehaciente de la remisión y recepción íntegras y del momento en que se hicieron, o cuando los destinatarios opten por estos medios, los actos de comunicación se efectuarán por aquellos, con el resguardo acreditativo de su recepción que proceda. Los profesionales y destinatarios obligados a utilizar estos medios, así como los que opten por los mismos, deberán comunicar a las oficinas judiciales el hecho de disponer de los medios antes indicados y la dirección electrónica habilitada a tal efecto. Asimismo existe en el Ministerio de Justicia un registro accesible electrónicamente de los medios indicados y las direcciones correspondientes a los organismos públicos y profesionales obligados a su utilización.

En relación al pago de los gastos de los oficios, en un principio, la remisión de oficios directamente por el órgano judicial no ocasiona gasto alguno. Pero hay que tener en cuenta que, con carácter general, cuando la Ley establece la remisión de oficio, pero la parte solicita cumplimentar el exhorto, los gastos que origine la cumplimentación (los derechos del Procurador que lo gestiona), no se incluyen en la tasación de costas, pues se trata de una actuación voluntaria con cuyos gastos no tiene por qué correr el obligado al pago de las costas. Pero, los derechos de los funcionarios que expiden los testimonios, certificaciones o copias, o los que causan la inscripción en los Registros, integran el concepto de costas, conforme a lo dispuesto en el artículo 241.1 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, sin perjuicio de la obligación de adelantarlos por parte de quien los instó. En consecuencia, la Ley de Enjuiciamiento Civil (artículo 167.2 LEC) se refiere al pago de los gastos de cumplimentación de los oficios que, de existir, serán a cargo de la parte que ha interesado que en lugar de remitirse de oficio, se les entreguen personalmente para cuidar de su cumplimiento, por ello dice el apartado número 2 del artículo 167, que: “la parte a cuya instancia se libren los oficios y mandamientos a que se refiere este artículo habrá de satisfacer los gastos que requiera su cumplimiento”.

En último lugar, debe abordarse el tema de quién ha de firmar los oficios cuyo libramiento hubiera sido acordado por el órgano jurisdiccional. La cuestión no ha sido pacífica. De una parte, el artículo 152 de la Ley de Enjuiciamiento Civil atribuye al Letrado de la Administración de Justicia la dirección y organización de los actos de comunicación judicial, pero a continuación matiza que será “en alguna de las formas siguientes, según disponga esta ley” (relacionando hasta cuatro formas: a través de procurador, remisión por correo certificado, telegrama, etc., por el personal al servicio de la Administración de Justicia por medios telemáticos, y entrega al destinatario), lo que tampoco dice mucho a su favor, puesto que deja fuera a tan genuina forma, como es la edictal (artículo 164 LEC). De otra, la referencia del artículo 167, en el sentido de que: “los mandamientos y oficios se remitirán directamente por el Secretario judicial que los expida a la autoridad o funcionario a que vayan dirigidos”, no establece algo diferente a lo que es regla general en esta materia, ya que es al Letrado de la Administración de justicia a quien corresponde realizar los actos de comunicación y de cooperación judicial en la forma que determinen las leyes (artículo 279.3 de la Ley Orgánica del Poder Judicial).

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