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Oficina judicial

Oficina judicial

La oficina judicial se define como la organización de carácter instrumental que de forma exclusiva presta soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional de jueces y tribunales y comprende tanto las unidades procesales de apoyo directo como los servicios comunes procesales.

Organización judicial y teoría del proceso

¿Qué son las oficinas judiciales y cómo se organizan?

Señala el artículo 435 de la Ley Orgánica del Poder Judicial que la oficina judicial es la organización de carácter instrumental que sirve de soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional de Juzgados y Tribunales, añadiendo que: "la estructura básica de la oficina judicial, que será homogénea en todo el territorio nacional como consecuencia del carácter único del Poder al que sirve, estará basada en los principios de jerarquía, división de funciones y coordinación".

Según el artículo 435.3 de la propia Ley Orgánica Judicial, los criterios de funcionamiento de la referida oficina son los de agilidad, eficacia, eficiencia, racionalización del trabajo, responsabilidad por la gestión, coordinación y cooperación entre Administraciones. Se pretende con los mencionados principios que los ciudadanos obtengan un servicio próximo y de calidad, con respeto a los principios recogidos en la Carta de Derechos de los ciudadanos ante la Justicia.

En lo que respecta a la provisión de los puestos de trabajo de la oficina judicial es de significar que los mismos únicamente podrán ser cubiertos por personal de los Cuerpos de funcionarios al servicio de la Administración de Justicia.

Los funcionarios que prestan sus servicios en ellas, a excepción de los letrados de la Administración de Justicia, sin perjuicio de su dependencia funcional, dependen orgánicamente del Ministerio de Justicia o de las Comunidades Autónomas con competencias asumidas en sus respectivos ámbitos.

Por otra parte, debe hacerse notar la circunstancia de que el legislador emplea el término "instrumental" para referirse a la propia oficina judicial como organización administrativa, término éste propio de la Ciencia de la Administración, que alude a las llamadas "Administraciones mediales o instrumentales" como organizaciones administrativas de apoyo a otras entidades y órganos constitucionales y, al mismo tiempo, como instrumento y como conjunto de medios personales y materiales para la consecución de los fines encomendados a esas entidades y órganos.

La concreta referencia que se hace en el artículo 435 de la expresada Ley Orgánica a las relaciones de puestos de trabajo denota, de un lado, el carácter netamente administrativo y funcionarial de la regulación contenida en los artículos 435 y siguientes de dicho texto legal acerca de la oficina judicial; y, de otro, la necesidad de ulterior desarrollo reglamentario de tales preceptos sobre la oficina judicial, en extremos tales como el concreto número de los puestos de trabajo de las oficinas judiciales, las características de esos puestos, la forma de provisión de los mismos, los requisitos para su desempeño y el complemento retributivo asignado a cada puesto de trabajo de la respectiva oficina judicial.

Asimismo, una de las principales novedades de la reforma llevada a cabo por la antes aludida Ley Orgánica 19/2003 en materia de la oficina judicial, estriba en la derogación de las competencias que el antiguo artículo 473.2 de la Ley Orgánica del Poder Judicial confería a los Jueces y Magistrados sobre la mencionada materia, si bien no puede desconocerse que al titular del Órgano jurisdiccional le corresponden las funciones de dirección e inspección de todos los asuntos del respectivo Juzgado o Tribunal, según se establece expresamente en el artículo 165 de la misma Ley Orgánica.

¿Cuáles son las unidades procesales de apoyo directo?

La unidad reflejada en el artículo 436 de la Ley Orgánica del Poder Judicial se define por el legislador como el elemento organizativo básico de la estructura de la oficina judicial, disponiendo a renglón seguido que comprende los puestos de trabajo de la misma y que deben estar vinculados funcionalmente, atendiendo a sus diversos cometidos.

Y en razón precisamente de estas funciones, la nueva regulación que se contiene en la vigente Ley Orgánica del Poder Judicial de la oficina judicial distingue los dos tipos de unidades siguientes: las llamadas "unidades procesales de apoyo directo" y los denominados "servicios comunes procesales".

La actividad principal de estas unidades vendrá determinada por la aplicación de las respectivas normas procesales, concurriendo la circunstancia de que la oficina judicial podrá prestar su apoyo a órganos de ámbito nacional, autonómico, provincial, de partido judicial, municipal o incluso comarcal, extendiéndose su ámbito competencial al de los órganos a los que presta su apoyo.

Además, las unidades que componen la oficina judicial podrán desempeñar sus funciones al servicio de órganos de una misma jurisdicción, de varias jurisdicciones o a órganos especializados, sin que, en ningún caso, el ámbito de la propia oficina judicial pueda modificar el número y composición de los órganos judiciales que constituyen la planta judicial, ni la circunscripción territorial de los propios órganos judiciales.

El nuevo modelo de oficina judicial contemplado en los artículos 435 y concordantes de la Ley Orgánica Judicial se basa en el principio de flexibilidad, de suerte que su concreta dimensión y su específica organización se determinarán por la Administración Pública en cada caso competente -General del Estado o Autonómica, según los casos-, en función de la precisa actividad que en la misma se lleve a cabo.

Por su parte, el artículo 436.6 de la LOPJ dispone que: "los jueces y magistrados, en las causas cuyo conocimiento tengan atribuido, podrán requerir en todo momento al funcionario responsable cuanta información consideren necesaria".

En virtud de lo previsto en el artículo 437 de la Ley Orgánica del Poder Judicial se entiende por unidad procesal de apoyo directo la unidad de la oficina judicial que directamente asiste a Jueces y Magistrados en el ejercicio de las funciones que les son propias, realizando las actuaciones necesarias para el exacto y eficaz cumplimiento de cuantas resoluciones dicten.

En la práctica existirán tantas unidades procesales de apoyo directo como Juzgados, o en su caso, Salas o Secciones de Tribunales estén creados y en funcionamiento, integrando junto a sus titulares el respectivo órgano judicial.

Desde el punto de vista organizativo, las unidades procesales de apoyo directo contarán con un letrado de la Administración de Justicia que ejercerá las competencias y funciones que le son propias, si bien y por motivos de racionalización del servicio, un mismo letrado de la Administración de Justicia podrá actuar en más de una unidad procesal. Además, cada una de dichas unidades contará con los puestos de trabajo necesarios para la atención del Órgano judicial de que se trate, de acuerdo con el orden jurisdiccional al que pertenezca, que se determinarán en las respectivas relaciones de puestos de trabajo.

En este sentido, el Ministerio de Justicia, previo informe del Consejo General del Poder Judicial y de las Comunidades Autónomas con competencias asumidas en materia de Administración de Justicia, determinará las dotaciones básicas de las mencionadas unidades procesales de apoyo directo, que garantizarán, en todo caso, el correcto funcionamiento del órgano jurisdiccional respectivo.

¿Cuáles son los servicios comunes procesales?

A tenor de lo preceptuado en el artículo 438 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, servicio común procesal es la unidad de la oficina judicial que, sin estar integrada en un órgano judicial concreto, asume labores centralizadas de gestión y apoyo en actuaciones derivadas de la aplicación de las distintas leyes procesales, y prestarán su apoyo a todos o a alguno de los Órganos judiciales de su ámbito territorial, con independencia del orden jurisdiccional al que pertenezcan y la extensión de su jurisdicción concreta.

Tanto el Ministerio de Justicia como las Comunidades Autónomas en sus respectivos territorios serán competentes para el diseño, creación y organización de los servicios comunes procesales, con funciones de registro y reparto, actos de comunicación, auxilio judicial, ejecución de resoluciones judiciales y jurisdicción voluntaria.

Por su parte, las Salas de Gobierno y las Juntas de Jueces podrán solicitar al Ministerio de Justicia y a las correspondientes Comunidades Autónomas la creación de servicios comunes, conforme a las específicas necesidades. De igual forma, podrán crear servicios comunes procesales que asuman la ordenación del procedimiento u otras funciones complementarias, en cuyo caso será preciso el informe favorable del Consejo General del Poder Judicial.

Atendiendo a la actividad concreta que realicen, los servicios comunes procesales podrán estructurarse en secciones, a las que se dotará de los correspondientes puestos de trabajo y éstas, a su vez, si el servicio lo requiere, en equipos.

Al frente de cada servicio común procesal constituido en el seno de la oficina judicial habrá un letrado de la Administración de Justicia, de quien dependerán funcionalmente el resto de los letrados de la Administración de Justicia y el personal destinado en los puestos de trabajo en que se ordene el servicio de que se trate y que, en todo caso, deberá ser suficiente y adecuado a las funciones que tiene asignado el mismo. Además, y según previene el artículo 438.6 de la LOPJ, el letrado de la Administración de Justicia que dirija un servicio común procesal deberá hacer cumplir, en el ámbito organizativo y funcional que le es propio, las órdenes y circulares que reciba de sus superiores jerárquicos. Y en el ámbito jurisdiccional, responderán del estricto cumplimiento de cuantas actuaciones o decisiones adopten los titulares de los Órganos judiciales en el ejercicio de sus competencias respectivas.

Debe significarse, finalmente, que la Ley Orgánica atribuye al Consejo General del Poder Judicial la posibilidad de establecer criterios generales que permitan la homogeneidad en las actuaciones de los servicios comunes procesales de la misma clase en todo el territorio nacional, sin que tal facultad pueda incidir, en ningún caso, en el ejercicio de la función jurisdiccional o en las competencias de las Administraciones públicas en el ámbito de la Administración de Justicia.

Tras la Ley 5/2012, de 6 de julio, de mediación civil y mercantil, es preciso que, como consta en la disposición adicional segunda de la Ley 5/2012, de 6 de julio, la Administración Central y autonómica, según sus respectivas esferas de competencias, se impliquen en esta materia suministrando los medios necesarios para que funcione la mediación, y para ello habrá que crear servicios comunes procesales de mediación intrajudical a donde las partes y sus letrados se dirigirían para obtener precisa información de lo que tienen que hacer, a qué instituto de mediación se deben dirigir con arreglo a las características del conflicto, etc. Es decir, una herramienta que debe existir en los partidos judiciales adscrita al decanato de los juzgados para suministrar esta necesaria información.

En esta oficina constarían todas las instituciones de mediación reconocidas como tales, (colegios profesionales, Cámaras, etc) incluso posibles listados de mediadores, aunque estos creemos que sería preferible que constaran en los propios institutos de mediación a donde se dirigirían las partes y sus letrados para llevar a cabo el proceso de selección del mediador.

¿Cuáles son las unidades administrativas?

En el tratamiento normativo de la organización y funcionamiento de la Administración al servicio de los Juzgados y Tribunales, otra de las novedades que introduce la vigente redacción de la Ley Orgánica del Poder Judicial, tras la entrada en vigor de la Ley Orgánica 19/2003, es la de la llamada "unidad administrativa".

Sin estar integrada en la oficina judicial, tal unidad se constituye en el ámbito de la organización de la Administración de Justicia con una doble y complementaria finalidad: en primer lugar, la jefatura, ordenación y gestión de los recursos humanos de la propia oficina judicial sobre los que se tienen competencias; y, en segundo término, los medios informáticos, nuevas tecnologías y demás medios materiales al servicio de la misma Administración de Justicia.

Tanto el Ministerio de Justicia como las Comunidades Autónomas, en sus respectivos ámbitos competenciales, podrán establecer, dentro de las referidas unidades administrativas, oficinas comunes de apoyo a una o varias oficinas judiciales, para la prestación de servicios, atendiendo a un doble requisito objetivo: de un lado, que tales servicios se consideren necesarios o convenientes para el buen funcionamiento de las expresadas oficinas; y, de otro, que la concreta naturaleza de los apuntados servicios no exija la realización de funciones encomendadas como propias por la Ley orgánica del Poder Judicial a los funcionarios integrantes de los Cuerpos de la Administración de Justicia.

En la materia a que se refiere el artículo 439 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, la competencia de cada Administración -General del Estado, a través del Ministerio de Justicia, o Autonómica, dentro de su propio ámbito territorial- comprende las siguientes materias:

  • 1. El diseño, creación y organización de las unidades administrativas necesarias y de las oficinas comunes de apoyo.
  • 2. La determinación de su forma de integración en la Administración pública de que se trate.
  • 3. Su ámbito de actuación y dependencia jerárquica.
  • 4. El establecimiento de los puestos de trabajo, que podrán ser cubiertos con personal de los Cuerpos de funcionarios al servicio de la Administración de Justicia, de la Administración del Estado y de las respectivas Comunidades autónomas, siempre que reúnan los requisitos y condiciones establecidas en la relación de puestos de trabajo correspondiente.
  • 5. La dotación de los créditos necesarios para su puesta en marcha y funcionamiento.

Por último, la problemática de la dependencia de los funcionarios que prestan sus servicios en las oficinas judiciales, a excepción de los letrados de la Administración de Justicia, se resuelve en el artículo 436.4 de la LOPJ, señalando que: "sin perjuicio de su dependencia funcional, dependen orgánicamente del Ministerio de Justicia o de las Comunidades Autónomas con competencias asumidas en sus respectivos ámbitos".

VI. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS

Se aprovecha la Orden JUS/1741/2010, de 22 de Junio para dejar claros los conceptos del nuevo sistema organizativo judicial que afectan obviamente a todo el territorio español, ya que son conceptos básicos de la organización de la NOJ, y así:

¿Qué son las UPAD?

Las unidades procesales de apoyo directo asisten directamente a los jueces y magistrados en el ejercicio de las funciones que les son propias, mediante la realización de las actuaciones precisas para el exacto y eficaz cumplimiento de cuantas resoluciones dicten.

¿Cuántas UPAD hay?

Han de existir tantas unidades procesales de apoyo directo como juzgados o, en su caso, salas o secciones de tribunales estén creados y en funcionamiento y constituyen, junto a sus titulares, el respectivo órgano judicial.

¿Qué son los servicios comunes procesales?

Los servicios comunes procesales por su parte, son aquellas unidades de la oficina judicial que sin estar integradas en un órgano judicial concreto asumen labores centralizadas de gestión y apoyo en actuaciones derivadas de la aplicación de las leyes procesales.

¿Cómo y quién organiza estos servicios?

La competencia para el diseño, creación y organización de estos servicios comunes procesales corresponde a las Comunidades Autónomas en el ámbito de sus respectivos territorios y al Ministerio de Justicia en aquellos otros en los que todavía no se haya producido la asunción de competencias en materia de justicia por la respectiva Comunidad.

¿Cuál es el objeto de la Orden?

La Orden 1741/2010 tiene dos objetivos:

  • a) De una parte, establecer la estructura de la Nueva Oficina Judicial con una delimitación por Cuerpos de las funciones que desarrollarán las unidades procesales de apoyo directo y los servicios comunes procesales y,
  • b) Por otra, aprobar la relación de puestos de trabajo de las oficinas judiciales y de las Secretarías de Gobierno de aquellos partidos judiciales, donde se va implantar la primera fase de la oficina judicial y que son: Burgos, Cáceres, Ciudad Real, Logroño, Murcia, Palma de Mallorca, Ceuta y Melilla.

En la Orden del Ministerio de Justicia, que en líneas generales podrá ir extrapolándose al sistema organizativo de las distintas Comunidades Autónomas con pocas diferencias entre ellas por razones obvias y de homologación, se contemplan los siguientes aspectos que configuran quien interviene en la NOJ y cómo lo hace:

Recuerde que...

  • Los puestos de la oficina únicamente podrán ser cubiertos por personal de los Cuerpos de funcionarios al servicio de la Administración de Justicia.
  • Los funcionarios que prestan sus servicios en ellas dependen orgánicamente del Ministerio de Justicia o de las Comunidades Autónomas con competencias asumidas en sus respectivos ámbitos.
  • Se distinguen dos tipos de unidades: las llamadas "unidades procesales de apoyo directo" y los denominados "servicios comunes procesales".
  • Las unidades procesales de apoyo directo asisten directamente a los jueces y magistrados en el ejercicio de las funciones que les son propias, mediante la realización de las actuaciones precisas para el exacto y eficaz cumplimiento de cuantas resoluciones dicten.
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