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Actas y documentos notariales

Actas y documentos notariales

Derecho notarial

¿Qué requisitos necesita un documento público notarial?

El Documento Notarial es el Documento Público por excelencia; de hecho, ha sido siempre el principal objeto de atención de la teoría general del documento. Buen ejemplo de lo que decimos lo constituyen los artículos 1216 y siguientes del Código Civil, reguladores del Documento Público, cuyas redacciones están pensando fundamentalmente en el Documento Notarial. Además, su interés general es mayor o más amplio que el de los restantes Documentos Públicos, judiciales y administrativos, con un ámbito interno dentro del funcionamiento de dichas Administraciones.

Para que todo Documento o Instrumento Público Notarial ostente la condición de tal es necesaria la concurrencia de los requisitos que el artículo 17. bis de la Ley del Notariado -según redacción dada por Ley 24/2001, de medidas fiscales, administrativas y del orden social- establece como indispensables:

  • 1) El Notario debe dar fe de la identidad de los otorgantes, es decir, de que son quienes afirman ser.
  • 2) Así mismo debe dar fe de que, a su juicio, tienen capacidad legal y legitimación para otorgar el acto o negocio jurídico de que se trate. Deberá comprobar tanto su capacidad natural para celebrarlo, como su capacidad jurídica y legitimación, especialmente, cuando se trate de un representante, comprobando que tiene facultades suficientes para ello.
  • 3) Debe dar fe también, de que el consentimiento de los otorgantes al acto o negocio jurídico ha sido libremente prestado, es decir, falto de los vicios del consentimiento que lo invalidarían.
  • 4) Igualmente debe dar fe de que el otorgamiento se adecua a la legalidad. O sea, debe ejercer un juicio de legalidad, que le obliga a calificar el acto o contrato celebrado y comprobar que reúna los requisitos que la Ley impone. De hecho, el Notario es el redactor del documento y el conformador del mismo.
  • 5) Debe dar fe de que los otorgantes han expresado su voluntad debidamente informada, por lo que deberá leerles el documento y explicarles las consecuencias jurídicas que produce, asegurándose de que las entienden. Ello implica asesorarles y aconsejarles acerca de los medios jurídicos más adecuados para el logro de los fines lícitos que se proponen alcanzar. E, incluso, sin quiebra de su imparcialidad, debe prestar especial asistencia a la parte más débil del contrato, ejerciendo así una función equilibradora.

Ahora bien, la función notarial va mucho más allá de la mera dación de fe, como testigo pasivo de los actos o contratos que se celebran en su presencia, es un documentador activo que, además, tiene la obligación de asegurarse de que el acto o contrato celebrado sea plenamente legal y que los otorgantes lo lleven a cabo con conocimiento de sus efectos y consecuencias.

Todo ello, sin olvidar las importantes funciones de colaboración con los poderes públicos que al mismo se le encomiendan, fundamentalmente en el suministro de información, de cara a prevenir y detectar fraudes fiscales y operaciones que encubran el blanqueo de capitales.

Es por todo lo expuesto que los efectos del Documento Notarial son múltiples:

  • - Los Instrumentos Notariales gozan de fe pública, lo que produce unos importantes efectos probatorios.
  • - Su contenido se presume veraz e íntegro, de acuerdo con lo dispuesto en las leyes.
  • - Sus efectos sólo podrán ser negados o desvirtuados por los Jueces y Tribunales.
  • - El Documento Público Notarial constituye título ejecutivo (artículo 517 de la Ley de Enjuiciamiento Civil), a efectos del procedimiento de ejecución.
  • - Y actúan como título legitimador para el tráfico jurídico cuando el documento contiene la adquisición de un derecho.

¿Cuántas clases de documentos notariales existen?

Los Documentos Notariales son, en principio, protocolares o extraprotocolares, según sus originales se extiendan en el protocolo o fuera de él. Los primeros consisten en escrituras públicas y actas notariales o protocolozaciones consignadas en el protocolo del notario. Los segundos son las reproducciones de Instrumentos Públicos, certificaciones de documentos, piezas de expedientes o inscripciones, traducciones, actas, diligencias y otras actuaciones que el Notario público, autorizado por ley, extiende fuera del protocolo.

Vamos a referirnos ahora a las Escrituras Públicas para proceder después y en mayor detalle con las Actas Notariales.

Las Escrituras Públicas no son sino declaraciones de voluntad de los otorgantes y del Notario en los actos jurídicos que impliquen la prestación de consentimiento y en los contratos de todas clases.

Se considerarán Escrituras Públicas, además de la escritura matriz (que no es más que el documento original que se queda en la notaría y se anexa al protocolo), las copias de ésta, expedidas con ciertas formalidades. Así pues, las copias se encabezarán con el número que en el protocolo tenga la matriz, siendo una reproducción literal de la misma, una vez hechas las correcciones. Sólo el Notario en cuyo poder se halle el protocolo está facultado para expedir primeras y posteriores copias, pudiéndose interponer recurso de queja ante la Dirección General de los Registros y del Notariado contra la negativa del notario a expedir una copia.

Tienen derecho a obtener una copia, además de cada uno de los otorgantes, todas aquellas personas a cuyo favor resulte de la Escritura algún derecho, ya sea directamente, ya adquirido por acto distinto de ella, así como quienes acrediten, a juicio del Notario, tener interés legítimo en el documento. Las copias deberán ser libradas por los notarios en el plazo más breve posible, dando preferencia a las más urgentes.

En todo caso, deberá quedar a disposición del adquirente, dentro de los 5 días hábiles siguientes al otorgamiento, copia autorizada de cualquier escritura que contenga actos susceptibles de inscripción en el Registro de la Propiedad.

El Notario, por su propia voluntad o cuando así lo solicite el interesado, remitirá el mismo día del otorgamiento, por telefax o por cualquier otro medio, al Registro de la Propiedad competente, comunicación, suscrita y sellada, de haber autorizado escritura susceptible de ser inscrita, lo que dará lugar al correspondiente asiento de presentación, en el que constarán, al menos, los siguientes datos:

  • - La fecha de la Escritura matriz y su número de protocolo.
  • - La identidad de los otorgantes y el concepto en el que intervienen.
  • - El derecho a que se refiera el título que se pretende inscribir.
  • - La reseña identificadora del inmueble, salvo en los supuestos de inmatriculación y los datos registrales.

Con este trámite se consigue evitar que no se introduzca ningún otro derecho o carga sobre el inmueble cuya inscripción se pretende. Por tanto, con posterioridad a la fecha de otorgamiento de la Escritura Pública ante Notario no existirá nadie con mejor derecho sobre el inmueble.

¿Qué son las actas notariales?

Las Actas Notariales son Instrumentos Públicos cuyas finalidades principales son comprobar, por medio de Notario y a solicitud de parte interesada, hechos, sucesos o situaciones que le consten u ocurran en su presencia, dándoles carácter de auténticos, o bien, haciendo constar notificaciones, prevenciones o intimaciones conforme a Ley. Afectan, por tanto y con carácter general, a hechos jurídicos que por su peculiar naturaleza no pueden calificarse de actos o contratos.

De esta manera el Notario, a instancia de parte, extenderá y autorizará Actas en que se consignen los hechos que presencie o le consten, y que por su naturaleza no sean materia de contrato. Estas Actas se firmarán por los interesados y se signaran y rubricarán por el Notario, salvo que alguno de ellos no pudiere, no supiere o no quisiere firmar, en cuyo caso se hará constar así. Los Notarios sólo podrán consignar en Acta las manifestaciones que se hagan por personas a las que previamente les haya informado de su condición de fedatario público.

En la comparecencia no hará falta afirmar la capacidad de los requirentes, ni se precisará otro requisito que el interés legítimo de la parte requirente y la licitud de la actuación notarial. No se precisará la intervención de testigos, salvo en los casos concretos en que así se establezca por la Legislación o Derecho vigente.

Las Actas Notariales no requieren unidad de acto ni de contexto, pudiendo ser extendidas en el momento del acto mismo o, incluso, después. En este caso, cada parte del Acta se consignará como diligencia diferente, con expresión de la hora y sitio, y con cláusula de suscripción especial y separada. Las diligencias, salvo que las personas con quien se entiendan pidan que se redacten en el lugar, existiendo medios para ello, podrán ser extendidas por el Notario con posterioridad, con referencia y sobre la base de las notas tomadas sobre el terreno, haciéndolo constar expresamente.

La persona con quien se hubiere entendido la diligencia podrá comparecer en la notaría para enterarse del contenido de la misma. Cuando, por el contrario, la diligencia se extienda en el lugar en el que se practique, el Notario invitará a que la suscriban los que en ella tengan interés, así como cualquier otra persona que esté presente en el acto.

¿Cuántas clases o tipos de actas notariales existen?

1. Actas de presencia

Son Actas que acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorización. Así y como ejemplo, el hecho de la existencia de una persona previamente identificada por el notario.

2. Actas de remisión de documentos por correo

Son actas en las que se hace constar el envío de cartas u otros documentos por correo. Sólo acreditan:

  • - El contenido de la carta o documento.
  • - La fecha de su entrega en la oficina postal o al funcionario de Correos.
  • - La expedición del resguardo de imposición como certificado.
  • - La recepción por el Notario del aviso del recibo.

Al Notario le compete comprobar que el contenido de la carta o documento no es contrario a la Ley Penal, al orden público o a las buenas costumbres.

En la carta o documentos remitidos quedará siempre constancia de la intervención notarial.

3. Actas de notificación y requerimiento

Las primeras tienen por objeto dar a conocer a la persona notificada una información o decisión del que solicita la intervención notarial. Las de requerimiento se dirigen a compeler o intimar al requerido para que adopte una determinada actitud.

Estas Actas podrán efectuarse por el notario personándose en el domicilio o lugar en que deba personarse o bien, siempre que la Ley no indique lo contrario, enviando cédula, copia o carta por correo certificado con acuse de recibo. En el Acta se consignará la manera en que la notificación o requerimiento se haya realizado, si la persona con la que se hubiere entendido la diligencia se negare a dar su nombre, indicar su relación con el destinatario o hacerse cargo de la cédula, copia o carta.

El requerido o notificado tiene derecho a contestar ante el Notario dentro de la misma acta en el plazo improrrogable de dos días hábiles a contar desde aquél en que se haya practicado la diligencia o recibido el envío postal. Los derechos y gastos notariales de la contestación serán de cargo del que solicitó el requerimiento.

4. Actas de exhibición de cosas o documentos

En las de exhibición de cosas el Notario describirá o relacionará las circunstancias que las identifiquen, diferenciando lo que resulte de su percepción de aquello que manifiesten peritos u otras personas presentes en el acto. La descripción podrá ser completada mediante planos, certificaciones, diseños, fotografías o fotocopias que incorporará a la matriz.

En las Actas de Exhibición de Documentos el Notario transcribirá o relacionará, además, los documentos, o concretará su narración a determinados extremos de los mismos indicados por el requirente.

5. Actas de referencia

En ellas se consignarán las declaraciones de las personas que intervengan. El Notario redactará el texto de la manera más adecuada a las declaraciones dichas, procurando utilizar las mismas palabras en lo que fuere posible y previa advertencia al declarante del valor jurídico de aquéllas, en los supuestos en que fuese necesario.

6. Actas de notoriedad

Vienen conceptuadas en el artículo 200 de la Ley Hipotecaria como medio hábil, junto con el expediente de dominio, para la reanudación del tracto sucesivo ininterrumpido. Su régimen jurídico está determinado en el artículo 203 de la mencionada norma, que establece que serán autorizadas por notario hábil para actuar en el lugar en que radiquen las fincas.

No es éste, sin embargo, el único ámbito de las actas de notoriedad, pues el Reglamento notarial aprobado por Decreto de 2 de junio de 1944 establece en su artículo 209 que las actas de notoriedad tienen por objeto la comprobación y fijación de hechos notorios sobre los cuales puedan ser fundados y declarados derechos y legitimadas situaciones personales o patrimoniales con trascendencia jurídica.

El precepto dispone asimismo los requisitos que habrán de observarse en las actas de notoriedad, a saber:

  • 1.º el requerimiento para instrucción del acta será hecho al notario por persona que demuestre interés en el hecho cuya notoriedad se pretende establecer, la cual deberá aseverar, bajo su responsabilidad, la certeza del mismo, bajo pena de falsedad en documento público.
  • 2.º el notario practicará, para comprobación de la notoriedad pretendida, cuantas pruebas estime necesarias, sean o no propuestas por el requirente, y deberá hacer requerimientos y notificaciones personales o por edictos cuando el requirente lo pida o él lo juzgue necesario.
  • 3.º constarán necesariamente en las actas de notoriedad todas las pruebas practicadas y requerimientos hechos con sus contestaciones; los justificantes de citaciones y llamamientos; la indicación de las reclamaciones presentadas por cualquier interesado, y la reserva de los derechos, correspondientes al mismo ante los Tribunales de Justicia.
  • 4.º el notario, si del examen y calificación de las pruebas y del resultado de las diligencias estimare justificada la notoriedad pretendida, lo expresará así, con lo cual quedará conclusa el acta.
  • 5.º la instrucción del acta se interrumpirá si se acreditare al notario haberse entablado demanda en juicio declarativo con respecto al hecho cuya notoriedad se pretenda establecer (la Sentencia de la Sala 3.ª del Tribunal Supremo de 20 de mayo de 2008 ha declarado nulo el inciso final de este artículo, que establecía que por acta de notoriedad podrán legitimarse hechos y situaciones de todo orden, cuya justificación, sin oposición de parte interesada, pueda realizarse por medio de cualquier otro procedimiento no litigioso. La declaración que ponga fin al acta de notoriedad será firme y eficaz, por sí sola, e inscribible donde corresponda, sin ningún trámite o aprobación posterior).

Por su parte el artículo 209 bis regula específicamente las reglas que deberán observarse en la tramitación de las actas de notoriedad a que se refiere el artículo 979 de la Ley de Enjuiciamiento Civil de 1881 (declaración de herederos ab intestato).

Por último cabe reseñar que la antes mencionada sentencia de 20 de mayo de 2008 ha anulado igualmente el artículo 210 del Reglamento notarial, que establecía los requisitos de tramitación de las actas de notoriedad complementarias del título público conforme a los artículos 205 de la Ley Hipotecaria y 298 de su Reglamento.

7. Actas de Protocolización

En éstas se hará constar que el Notario ha examinado el documento que deba ser protocolado.

8. Actas de Depósito ante Notario

Los Notarios pueden recibir en depósito objetos, valores, documentos y cantidades, que les serán confiados por particulares o corporaciones, bien para su custodia, bien como prenda de sus contratos.

La admisión de depósitos es voluntaria por parte del notario, el cual podrá imponer condiciones al depositante. Cuando el Notario acepte depósitos en metálico, valores, efectos y documentos, extenderá un Acta que habrá de firmar el depositante o persona a su ruego, en el caso de que aquel no pudiera o no supiera firmar, y el Notario. En esta acta se consignarán las condiciones impuestas por el Notario al depositante para la constitución y devolución del depósito, así como todo aquello que fuere necesario para la identificación del mismo.

Los depósitos en metálico y los de los objetos en que fuese necesaria su identificación se entregarán cerrados y sellados a presencia del Notario en forma que ofrezca garantía suficiente de que no serán abiertos. Cuando proceda la devolución de un depósito se extenderá en la misma acta de constitución mediante nota expresiva, que será firmada por la persona que haya impuesto el depósito o por quien tenga de ella su derecho u ostente la representación legal o voluntaria, o por un testigo a su ruego (en el caso de que no supiere o no pudiere firmar), por un testigo de conocimiento (si el Notario no conociese al depositante o a quien le represente), y por el Notario mismo.

Se rechazará todo depósito que pretenda constituirse en garantía de un acto o contrato contrario a las leyes, la moral y las buenas costumbres. Cuando el Notario lo estimare conveniente podrá conservar los depósitos que se le hayan confiado en Banco o caja de seguridad arrendada a su nombre, advirtiéndolo así al depositante y haciéndolo constar en el Acta. La caja sólo podrá ser abierta por el Notario o su sustituto legal, o mediante orden escrita de la Junta directiva del Colegio Notarial o de la Dirección General de los Registros y del Notariado, en su caso.

Por último, los Notarios podrán recibir en depósito, retribuido o gratuito, cantidades en metálico, valores, documentos, resguardos u otros objetos, con los requisitos de forma que los interesados tengan por conveniente, o por simples recibos privados que el Notario suscriba por sí mismo o por otra persona con poder notarial bastante.

¿Qué requisitos debe cumplir el documento público notarial electrónico?

Finalmente y para acabar es conveniente realizar unas breves referencias al Documento Público Notarial Electrónico dado que, con arreglo al Reglamento Notarial (artículo 107) -reformado por Real Decreto 45/2007, de 19 de enero-, los Notarios y los Registradores de la Propiedad, mercantiles y de bienes muebles, dispondrán obligatoriamente de sistemas telemáticos para la emisión, transmisión, comunicación y recepción de información.

A estos efectos y si bien resulta de aplicación a la firma electrónica de los Notarios lo dispuesto en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, se establecen unas reglas específicas para adecuar a la actividad notarial los principios rectores de la firma electrónica. Y así:

  • 1) Se impone a los Notarios la obligación de disponer para la adecuada prestación de sus funciones públicas de firma electrónica reconocida.
  • 2) Dicha firma electrónica reconocida debe vincular unos datos de verificación de firma a la identidad del titular, a su condición de Notario y plaza de destino.
  • 3) El uso de la firma electrónica se encuentra limitado exclusivamente a la suscripción de documentos públicos u oficiales propios del oficio del signatario.
  • 4) La emisión del correspondiente certificado electrónico debe producirse, por tanto, en el momento de la toma de posesión de una plaza. A tal fin, se procederá en ese momento a la generación de los datos de verificación de firma, con intervención personal del signatario, en presencia de la autoridad corporativa competente y auxiliado por los mecanismos técnicos correspondientes. Los prestadores de servicios de certificación no podrán, en ningún caso, almacenar ni copiar los datos de creación de firma.
  • 5) Se impone a los Notarios el deber de custodiar personalmente los datos de creación de firma electrónica que les corresponda, de no ceder su uso a ninguna otra persona en ningún supuesto y de denunciar inmediatamente al Colegio respectivo su pérdida, extravío o deterioro, así como cualquier otra situación que pueda poner en peligro el secreto o la unicidad del mecanismo.

La utilización de la firma electrónica se limita, como ya hemos dicho, al ejercicio de sus funciones públicas. Concretamente, sirve para remitir documentos públicos notariales, comunicaciones, partes, declaraciones y autoliquidaciones tributarias, solicitudes o certificaciones por vía electrónica por parte de un Notario a otro Notario o Registrador, a las Administraciones Públicas o a cualquier órgano jurisdiccional, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio

Por este mismo medio podrán remitirse copias simples electrónicas a las entidades o personas interesadas cuando su identidad e interés legítimo le consten al notario. El receptor podrá, por el mismo medio, enviar al remitente acuse de recibo y, en su caso, dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones administrativas o tributarias.

En definitiva, el campo de actuación de la firma electrónica y del Documento Público Electrónico, en el ámbito notarial, se halla en la comunicación de su contenido, por vía telemática, a las Administraciones y Registro Públicos principalmente. Es decir, el Notario lo que hace es remitir copias electrónicas, con el mismo valor que el original. Pero el Documento Público matriz sigue estando en soporte papel y se sigue suscribiendo con la firma manuscrita de los otorgantes.

Recuerde que...

• El Notario, a instancia de parte, extenderá y autorizará Actas en que se consignen los hechos que presencie o le consten, y que por su naturaleza no sean materia de contrato.

• Las Escrituras Públicas no son sino declaraciones de voluntad de los otorgantes y del Notario en los actos jurídicos que impliquen la prestación de consentimiento y en los contratos de todas clases.

• La firma electrónica le sirve al Notario para remitir documentos a las Administraciones Públicas o a cualquier órgano jurisdiccional, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio.

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