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Documentos privados

Documentos privados

Derechos reales, obligaciones y contratos

¿Cuál es la delimitación legal, clases y requisitos de los documentos privados?

El diccionario de la Real Academia de la Lengua define el Documento, en la segunda de sus acepciones, como "escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo". Y asimismo define el Documento Privado como "el que autorizado por las partes interesadas, pero no por funcionario competente, prueba contra quien lo escribe o sus herederos".

El Código Civil sin embargo, a diferencia de lo que hace con el Documento Público, no da una definición de Documento Privado, limitándose a señalar que tendrá el mismo valor que la escritura pública entre los que lo hubiesen suscrito y sus causahabientes (artículo 1225 CC).

Por su parte la Ley de Enjuiciamiento Civil, después de declararlo como medio de prueba en el artículo 299 LEC, lo define en el artículo 324 LEC de modo negativo, es decir, limitándose a señalar que, a efectos de prueba, son documentos privados aquellos que no se hallen en ninguno de los casos del artículo 317 LEC. Esto es:

  • 1) Tratarse de resoluciones y diligencias de actuaciones judiciales y testimonios que de las mismas expidan los Letrados de la Administración de Justicia -antiguos Secretarios Judiciales-.
  • 2) Ser autorizados por notario con arreglo a derecho.
  • 3) Ser intervenidos por Corredores de Comercio Colegiados o certificados por éstos en las operaciones en que hubiesen intervenido.
  • 4) Tratarse de certificaciones que expidan los Registradores de la Propiedad y Mercantiles de los asientos registrales.
  • 5) Ser expedidos por funcionarios públicos legalmente facultados para dar fe en lo que se refiere al ejercicio de sus funciones o con referencia a archivos y registros de órganos del Estado, de las Administraciones públicas o de otras entidades de Derecho público.

Y aunque es imposible su clasificación, pues no existe un criterio sistematizador al no exigirse ningún requisito de forma, sí que podemos apuntar que suelen dividirse en dos órdenes:

  • Los negociales, bilaterales o unilaterales recepticios, formalmente siempre autónomos.
  • Los no negociales o latos, unilaterales no recepticios, que se forman para usos de control de su propio autor y pueden ser utilizados contra él como medios de prueba. Pueden ser formalmente autónomos o accesorios.

Y en cuanto a sus requisitos, el artículo 1225 del Código Civil exige expresamente su firma. Esto no supone, sin embargo, que la firma sea requisito que condicione la cualidad documental en sí, pues no existe precepto legal alguno que así lo exija, ni excluye al documento no firmado por su otorgante de la posibilidad de ser judicialmente probados por cualquiera de los medios admitidos en Derecho. De hecho, el requisito de la firma no se contempla en el artículo 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, ni es necesaria en todos los supuestos, pero sí cuando contenga una declaración de voluntad o la constitución de una obligación, pues aún cuando el documento sea probado como auténtico, sin firma faltará la expresión del consentimiento.

¿Qué efectos tienen los documentos privados?

Si bien es cierto que en nuestro Ordenamiento, por razones de seguridad jurídica, se prima mediante importantes ventajas de eficacia a los documentos públicos sobre los privados, no puede desconocerse que la gran mayoría de las relaciones jurídicas se documentan entre las partes en forma privada, al menos inicialmente. Ante este hecho, la Ley no puede adoptar otra actitud que reconocerle un cierto valor probatorio, so pena de comprometer gravemente las posibilidades de la Justicia.

Ahora bien, una lectura superficial del artículo 1225 del Código Civil propiciaría una valoración simplista de la eficacia probatoria del documento privado: reconocido por la persona a quien perjudica, tendría el mismo valor que el artículo 1218 del Código Civil atribuye al documento público; falto de tal reconocimiento, carecería de todo efecto probatorio. Esta simplificación no es correcta por inexacta, pues no es cierto que la falta de reconocimiento prive de todo valor al documento privado. Veámoslo.

Documento privado reconocido

La autenticidad del documento, esto es, la coincidencia absoluta entre el autor formal expresado en el mismo y el verdadero autor material, es presupuesto que condiciona la eficacia del mismo pues, si se desconoce su autoría, no es posible referir a sujeto alguno el dato o datos que el documento contiene.

Las desventajas en este particular del documento privado frente al público son de sobra conocidas: éste es auténtico "per se", por cuanto que la presencia de fedatario público en su otorgamiento garantiza la verdad de su procedencia subjetiva; falto aquél de tal mediación, carece de esa virtualidad por sí mismo, adquiriéndola tan sólo cuando es reconocido por el sujeto a quien se atribuye o sus causahabientes.

Ese reconocimiento puede ser espontáneo o provocado. El primero se produce cuando la parte a quien perjudica lo anticipa en sus escritos alegatorios. El segundo es provocado por la parte contraria en defecto del anterior.

El Documento Privado admitido o reconocido adquiere la condición de auténtico y queda equiparado al Documento Público según el artículo 1225 del Código Civil. En la jurisprudencia son frecuentes los pronunciamientos en que se confirma expresamente tal equiparación, así por ejemplo en sentencias del Tribunal Supremo de 8 de julio de 1988 LA LEY 74-1/1988 y STS de 17 de febrero de 1992 LA LEY 2963/1992.

Y esta equiparación "inter partes" Documento Público-Documento Privado reconocido, sitúa a uno y otro en pie de igualdad probatoria, sin prevalencias apriorísticas del primero sobre el segundo, de modo que es la jurisprudencia quien salva las posibles contradicciones entre ellos en función de la particularidad de cada caso. Y así por ejemplo, la sentencia del Tribunal Supremo de 14 de junio de 1989 LA LEY 661-1/1989 considera que el Documento Privado completa en el caso la escritura pública otorgada en la misma fecha y fija los exactos términos del vínculo obligatorio entre las partes; y la Sentencia TS (Sala Primera, de lo Civil) de 31 Diciembre 1992 rechaza la preminencia de borrador sin firma sobre el documento público.

Respecto a los efectos del Documento Privado reconocido frente a terceros, los elevados riesgos de fraude justifican que no se extienda al mismo el efecto de probar frente a tercero el hecho que motiva su otorgamiento y la fecha de éste. Únicamente esta última se tendrá por cierta a partir de uno u otro de los eventos que previene el artículo 1227 del Código Civil, esto es, desde el día en que el Documento Privado hubiese sido incorporado o inscrito en un registro público, o desde la muerte de cualquiera de los que lo firmaron, o desde el día en que se entregase a un funcionario público por razón de su oficio, siendo, por tanto, estos eventos los que aportan una certidumbre cronológica, de datación, que el documento por sí solo no tiene. Pero, fijada la fecha de acuerdo o conforme con el precepto legal citado, la veracidad del contenido del documento frente a terceros queda sometida a la libre apreciación del juzgador de instancia. Todo ello significa, en definitiva, que frente a terceros el documento privado por sí solo carece de valor de prueba legal (en este sentido, sentencias del Tribunal Supremo de 3 de marzo de 1990 LA LEY 364-1/1990 y 26 de septiembre de 1991 LA LEY 2741/1991, entre otras muchas).

Documento privado no reconocido

Carente de reconocimiento, el Documento Privado no adquiere la condición de autenticidad y no produce efecto de prueba tasada ni frente a las partes o sus causahabientes ni frente a terceros, pues el mecanismo supletorio del cotejo de letras que arbitra la Ley de Enjuiciamiento Civil conduce a resultados de apreciación o valoración por el juez conforme a las reglas de la sana crítica, tal y como corresponde y sucede con toda prueba pericial.

Sin embargo, es criterio jurisprudencial unánime que la falta de reconocimiento no le priva de todo valor, pues, de otro modo, quedaría en manos de las partes y al servicio de sus intereses privativos la eficacia del mismo. De este modo, la jurisprudencia, superando en este punto las previsiones legales reducidas al cotejo pericial de firmas antes mencionado, permite que la autenticidad del Documento Privado quede acreditada por otros medios de prueba e incluso que sea obtenida por el juzgador en valoración conjunta con las restantes pruebas practicadas.

Y así, son correlativamente frecuentes las sentencias que permiten distintos medios de reconocimiento para acreditar la autenticidad del Documento Privado, entre otras, sentencias del Tribunal Supremo de fecha 12 de julio de 1988, STS 1 de febrero de 1989 LA LEY 11582-R/1989, STS 25 de febrero de 1991 LA LEY 2371/1991 y STS 23 de febrero de 1991 LA LEY 2362/1991, llegando a decir ésta última que negada la autenticidad de un documento puede la parte a quien interese utilizar cuantos medios de prueba estime adecuados para demostrarla.

Indivisibilidad del documento

Brevemente y para terminar, no podemos dejar pasar la oportunidad de recordar que en la apreciación de la prueba documental es principio de fundada y obligada vigencia aquel que veta la utilización parcial del documento por cualquiera de las partes del procedimiento, con aprovechamiento de lo favorable y rechazo de lo perjudicial. Su eficacia es particularmente manifiesta en el caso documentos unilaterales, como son los asientos, registros y papeles privados -que hacen prueba contra el que los ha escrito a tenor del artículo 1225 del Código Civil-, y de las notas escritas o firmadas por el acreedor en escritura que obra en su poder o en documento o recibo que se halle en poder del deudor -que hacen prueba en favor de éste según establece el artículo 1229 del Código Civil.

¿Por qué se caracteriza el documento electrónico y el documento privado electrónico?

El art. 3 de la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza regula de manera exhaustiva el valor probatorio de los documentos firmados electrónicamente, según el cual, los documentos electrónicos públicos, administrativos y privados, tienen el valor y la eficacia jurídica que corresponda a su respectiva naturaleza, de conformidad con la legislación que les resulte aplicable.

Ahora bien, respecto de la prueba de los documentos electrónicos privados en los que se hubiese utilizado un servicio de confianza no cualificado, ésta se regirá por lo dispuesto en el art. 326.3 LEC, según el cual “cuando la parte a quien interese la eficacia de un documento electrónico lo solicite o se impugne su autenticidad, integridad, precisión de fecha y hora u otras características del documento electrónico que un servicio electrónico de confianza no cualificado de los previstos en el Reglamento (UE) 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior, permita acreditar, se procederá con arreglo a lo establecido en el apartado 2 del presente artículo y en el Reglamento (UE) n.º 910/2014”. Ello implica que se deben de probar los aspectos relativos a la autenticación o identidad del firmante o a la integridad del documento por parte del destinatario de dichos documentos o comunicaciones cuando el remitente de dichos documentos niegue su autoría o afirme que han sido modificados o alterados por terceros. Por tanto, la carga de la prueba recae en el destinatario.

Mientras que si el servicio fuese cualificado, se estará a lo previsto en el art. 326.4 LEC, cuya nueva redacción establece que “Si se hubiera utilizado algún servicio de confianza cualificado de los previstos en el Reglamento citado en el apartado anterior, se presumirá que el documento reúne la característica cuestionada y que el servicio de confianza se ha prestado correctamente si figuraba, en el momento relevante a los efectos de la discrepancia, en la lista de confianza de prestadores y servicios cualificados”. Con ello se simplifica la prueba, pues basta la mera constatación de la inclusión del citado servicio en la lista de confianza de prestadores cualificados de servicios electrónicos para que tal documento tenga una consideración privilegiada como medio de prueba.

Si aun así se impugnare el documento electrónico, la carga de realizar la comprobación corresponderá a quien haya presentado la impugnación. Si dichas comprobaciones obtienen un resultado negativo, serán las costas, gastos y derechos que origine la comprobación exclusivamente a cargo de quien hubiese formulado la impugnación. Si, a juicio del tribunal, la impugnación hubiese sido temeraria, podrá imponerle, además, una multa de 300 a 1200 euros.

¿Qué es una carta de pago?

Una carta de pago es el documento en el que el acreedor confiesa haber recibido el importe o parte de la deuda.

Se refiere a ella, por ejemplo, el artículo 1211 del Código Civil cuando señala que el deudor podrá hacer la subrogación sin consentimiento del acreedor, cuando para pagar la deuda haya tomado prestado el dinero por escritura pública haciendo constar su propósito en ella, y expresando en la carta de pago la procedencia de la cantidad pagada.

El artículo 1225 CC dispone que el documento privado, reconocido legalmente, "tendrá el mismo valor que la escritura pública entre los que lo hubiesen suscrito y sus causahabientes", y el art. 1229 CC, que la nota escrita o firmada por el acreedor a continuación, al margen o al dorso de una escritura que obre en su poder, "hace prueba en todo lo que sea favorable al deudor", lo mismo que la nota escrita o firmada por el acreedor al dorso, al margen o a continuación del duplicado de un documento o recibo que se halle en poder del deudor. En ambos casos, el deudor que quiera aprovecharse de lo que le favorezca, tendrá que pasar por lo que le perjudique.

¿A qué nos referimos a un acta como documento privado?

Aun cuando su contenido es muy variado, pueden definirse las actas como aquellos documentos en los que se recogen determinados hechos, acuerdos o manifestaciones de los que las mismas hacen prueba. En las actas se hacen constar siempre y en todo caso las identidades de quienes levantan la misma, de quienes la visan o autorizan y, en su caso, de los que se reúnen o asisten al acto o sesión, además de las firmas de los primeros.

Las actas deben reflejar siempre la verdad de lo acaecido o acordado. Pueden aprobarse en la misma sesión o en la siguiente, previa su distribución anticipada. Normalmente para la aprobación se prescinde de su lectura, consecuencia del acondicionamiento previo de su contenido junto con el resto de la documentación de la sesión. Las modificaciones del acta, con carácter general, no se incluyen en la misma sino en la siguiente.

Cabe diferenciar entre las actas oficiales y las particulares (entre las primeras se encuentran, por ejemplo, las actas de las Corporaciones locales o las actas de las audiencias o vistas judiciales. Entre las segundas, por ejemplo, las de las Comunidades de Propietarios o las de los Consejos de Familia); actas que obedecen a prescripciones reglamentarias (las de cualquier organismo o entidad pública colegiada, el acta matrimonial o el acta de una Junta General), y las que se levantan voluntariamente (las notariales, a instancia de los interesados, por ejemplo); actas que constituyen documentos públicos y actas que son mero documento privado; actas provisionales o definitivas; actas que contienen una declaración de voluntad negocial y actas que son mera transcripción de hechos o situaciones jurídicas; actas inmediatas y actas elaboradas a posteriori; desde el punto de vista patológico cabría diferenciar entre actas únicas y actas dobles o diferentes o contradictorias (véase en el Derecho Electoral, por ejemplo, en el acto de escrutinio general un ejemplo singular).

En fin, las actas pueden reflejar exclusivamente los acuerdos adoptados o también un extracto de las posiciones mantenidas o de los debates habidos.

Recuerde que…

  • Documento privado es todo aquel que no es público.
  • El documento privado reconocido tiene el mismo valor que el documento público entre las partes que los han suscrito y sus causahabientes.
  • La falta de reconocimiento no provoca su ineficacia siempre y cuando su autenticidad quede acreditada por otros medios de prueba e incluso que sea obtenida por el juzgador en valoración conjunta con las restantes pruebas practicadas.
  • Una carta de pago es el documento en el que el acreedor confiesa haber recibido el importe o parte de la deuda.
  • Las actas pueden reflejar exclusivamente los acuerdos adoptados o también un extracto de las posiciones mantenidas o de los debates habidos.
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