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Formalización en la organización

Formalización en la organización

Parámetro de diseño de puestos de trabajo que representa la forma en que la organización proscribe la libertad de acción del trabajador.

Gestión empresarial

Concepto

Parámetro de diseño de puestos de trabajo que representa la forma en que la organización proscribe la libertad de acción del trabajador. Mediante la formalización del comportamiento de sus trabajadores, la organización implementa el mecanismo de coordinación de la normalización de procesos de trabajo (ver Normalización de procesos de trabajo). Se basa en prever, anticipar las acciones que el trabajador va a tener que realizar, eliminando, por lo tanto, al máximo la toma de decisiones en el puesto.

Tipos

El comportamiento puede formalizarse de tres modos diferentes:

  • a) Según el puesto. La organización atribuye al puesto una serie de características de comportamiento y las documenta en la descripción formal del puesto de trabajo. El trabajador recibe instrucciones respecto a los pasos que debe dar en el puesto para realizar el trabajo, la secuencia en que debe darlos, así como el momento y el lugar. Lo que se formaliza es el puesto de trabajo, siendo un puesto de cadena de montaje un buen ejemplo.
  • b) Según el flujo de trabajo. Lo que se formaliza es la tarea, teniéndose que adaptar el trabajador a ella. En lugar de vincular las características al puesto, se introducen en el mismo trabajo. Un ejemplo sería los músicos de una orquesta, que trabajan con partituras que determinan sus comportamientos, especificando sus roles en una sinfonía determinada, roles que varían cuando la sinfonía es otra (cambia la tarea a realizar). La tarea está formalizada, pero no así el puesto.
  • c) Según las reglas. La organización instaura una serie de reglas para todo tipo de situaciones, que recoge en manuales de procedimiento. Así, por ejemplo, el manual de procedimiento puede prever qué debe de hacer el agente comercial cuando un cliente se enfada hasta tal grado que empieza a gritar e insultar al agente, o cómo reaccionar cuando un subordinado se insubordina.

En cualquier caso, son idénticas las repercusiones sobre el individuo que realiza el trabajo: se ejerce un control sobre su comportamiento.

El poder que determina cómo se realiza dicho trabajo pasa del individuo que lo ejecuta a la persona que diseña las características del mismo, normalmente un analista de la tecnoestructura, por lo que la formalización del comportamiento conduce a una especialización vertical del puesto (menor autonomía). Por otra parte, la formalización también está conectada con la especialización horizontal: los puestos más susceptibles de ser formalizados son aquellos más limitados, repetitivos y sencillos.

Las organizaciones formalizan el comportamiento con la finalidad de reducir su variabilidad, llegando incluso a predecirlo y controlarlo. La organización formalizada es, en gran medida, precisa, previsible, con núcleos de operaciones aislados del entorno para garantizar la certidumbre y la nula o muy reducida ambigüedad. Ese es también su principal talón de Aquiles: es muy difícil en el contexto competitivo tan turbulento al que se enfrentan hoy en día las organizaciones poder aislar y predecir con tal grado de certidumbre las condiciones en las que se va a desempeñar el trabajo. Es fácil de entender que hay puestos donde difícilmente se pueden formalizar las tareas. Píensese, por ejemplo, en el agente comercial farmacéutico que va visitando médicos para presentar productos. La enorme variabilidad en los perfiles de sus clientes hace que, aunque pueda tener un procedimiento básico de trabajo formalizado (preparar fichas de presentación, empezar hablando de temas ajenos al trabajo, excepto si se detecta poca disposición temporal, en cuyo caso se salta esta fase, hablar en último lugar de los efectos secundarios...) las posibles situaciones particulares a las que se enfrenta son impredecibles en su totalidad, por lo que es mucho más práctico dotar a dicho agente de capacidades flexibles que de un protocolo rígido. Pues bien, cada vez más este perfil de puestos de trabajo, con una elevada tolerancia a la ambigüedad, es más abundante y necesario.

Recuerde que...

  • El comportamiento puede formalizarse según: el puesto, el flujo de trabajo o las reglas.
  • La organización atribuye al puesto una serie de características de comportamiento y las documenta en la descripción formal del puesto de trabajo.
  • Para el flujo de trabajo lo que se formaliza es la tarea, teniéndose que adaptar el trabajador a ella.
  • La organización instaura una serie de reglas para todo tipo de situaciones y las recoge en manuales de procedimiento.
  • Las organizaciones formalizan el comportamiento con la finalidad de reducir su variabilidad, llegando incluso a predecirlo y controlarlo.
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