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Flujo de trabajo

Flujo de trabajo

El flujo de trabajo es el análisis de los aspectos operacionales de una actividad laboral: cómo se deben estructurar las tareas, cómo hay que realizarlas, en qué orden, cómo se deben sincronizar, cómo fluye la información que soporta la realización de dichas tareas y cómo se realiza la función de control y seguimiento del cumplimiento de las mismas.

Gestión empresarial

Concepto

El flujo de trabajo es el análisis de los aspectos operacionales de una actividad laboral, es decir, cómo se deben estructurar las tareas, cómo hay que realizarlas, en qué orden, cómo se deben sincronizar, cómo fluye la información que soporta la realización de dichas tareas y cómo se realiza la función de control y seguimiento del cumplimiento de las mismas.

Sistemas de flujo de trabajo

Si bien el concepto de flujo de trabajo no surge en el campo de las tecnologías de la información, sí que se ha desarrollado enormemente con el surgimiento de este área de conocimiento. Una aplicación de flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución de los procesos, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo. Los sistemas de workflow o BPM (Business Process Management) son, por tanto, una metodología empresarial cuyo principal objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua. Como su nombre indica, los BPM se diseñan y dirigen hacia la administración de los procesos del negocio. A través del modelado de las actividades y procesos puede lograrse un mejor entendimiento del negocio y, muchas veces, esto permite visionar la oportunidad de mejorarlos. La automatización de los procesos reduce errores, asegurando que los mismos se comporten siempre de la misma manera y dando elementos que permitan visualizar el estado de los mismos. La gestión adecuada de los procesos permite asegurar que los mismos se ejecutan eficaz y eficientemente y generan información que luego puede ser usada para mejorarlos. Es, a través de dicha información, que se obtiene de la ejecución de los procesos, como se llega a identificar ineficiencias en los mismos, y de este modo se puede actuar sobre ellas para optimizarlos.

Para dar apoyo a esta estrategia es necesario tener un conjunto de herramientas que den el soporte necesario para cumplir con el ciclo de vida de un BPM. Este conjunto de herramientas es llamado Business Process Management System y con ellas se desarrollan aplicaciones BPM. Existen multitud de metodologías que permiten la implementación de un sistema de este tipo, tales como los diagramas de roles, BPMN, IDEF0, ciclos de trabajo, etc.

Objetivos

Existen diversos motivos para la implantación de sistemas de workflow, entre los que cabe destacar:

  • Implementación de programas de calidad.
  • Cumplimiento de legislaciones.
  • Crear nuevos y mejores procesos.
  • Entender qué se está haciendo bien o mal a través de la comprensión de los procesos.
  • Documentar procesos para diseñar estrategias de subcontratación.
  • Automatización de procesos.
  • Crear y mantener la cadena de valor.

Recuerde que...

  • El flujo de trabajo es el análisis de los aspectos operacionales de una actividad laboral.
  • El flujo de trabajo se ha desarrollado enormemente con el surgimiento de las tecnologías de la información.
  • La automatización de los procesos reduce errores, asegurando que los mismos se comporten siempre de la misma manera y dando elementos que permitan visualizar el estado de los mismos.
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