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Programas de auditoría de prevención ...

Programas de auditoría de prevención de riesgos laborales

Prevención de riesgos laborales

Concepto

La prevención de riesgos laborales es la disciplina que busca promover la seguridad y salud de los trabajadores mediante la identificación, evaluación y control de los peligros y riesgos asociados a un entorno laboral, además de fomentar el desarrollo de actividades y medidas necesarias para prevenir los riesgos derivados del trabajo.

Los riesgos laborales son las posibilidades de que un trabajador sufra una enfermedad o un accidente vinculado a su trabajo. Entre los riesgos laborales están las enfermedades profesionales y los accidentes laborales.

La auditoría es la evaluación sistemática, documentada y objetiva por la que el auditor debe llevar a cabo su trabajo de acuerdo con un protocolo que fije los criterios bajo los cuales va a evaluar a la empresa; que lo haga de acuerdo a los documentos que la empresa presenta y que trabaje de forma objetiva, de manera que no podrán rechazar actuaciones que, siendo eficaces, hubieran podido desarrollarse de otra forma, posiblemente más eficiente, pero que de la manera que han sido desarrolladas por la empresa, además de cumplir con la legislación, han sido eficaces en la protección de la seguridad y salud de los trabajadores.

Podemos definir la auditoría de prevención de riesgos laborales como aquel instrumento de gestión que realiza una evaluación sistemática, documentada y periódica, tendente a medir la eficacia de los sistemas de prevención de riesgos laborales, de una empresa o grupo de empresas, mediante un proceso sistemático, independiente y documentado que está destinado a obtener los datos necesarios que permitan, tras una evaluación objetiva de los mismos, determinar la medida en que se satisfacen los criterios de la auditoría.

La auditoría del sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales es el procedimiento mediante el cual se comprueban la eficacia y las garantías de seguridad y salud que el empresario está ofreciendo a sus trabajadores cuando se desarrollan actividades preventivas con medios propios.

Normativa

Es la propia Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, quien establece la obligación de los empresarios de someter su sistema de prevención al control de una auditoría, cuando no se hubiera concertado el servicio de prevención con una entidad especializada ajena a la empresa. Con la auditoría se busca analizar el sistema para comprobar no solo que se cumple con la legislación, sino que el sistema de prevención de la empresa es eficaz. Junto a esta Ley, el Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención, y la Orden de 27 de junio de 1997 que lo desarrolla, establecen los requisitos que deben reunir los auditores de los sistemas de prevención de riesgos laborales, tanto si son personas físicas como entidades especializadas en auditorías.

La auditoría de prevención de riesgos laborales debe entenderse, aplicarse e integrarse en el sistema preventivo de la empresa como una herramienta más al servicio del sistema de gestión, un instrumento de ayuda y mejora del sistema preventivo de la empresa. Así lo establece el artículo 30 del Reglamento de los Servicios de Prevención, en su punto 1º, que expresamente dispone que "La auditoría es un instrumento de gestión que persigue reflejar la imagen fiel del sistema de prevención de riesgos laborales de la empresa, valorando su eficacia y detectando las deficiencias que puedan dar lugar a incumplimientos de la normativa vigente para permitir la adopción de decisiones dirigidas a su perfeccionamiento y mejora".

El artículo 4 de la Orden de 27 de junio de 1997, por la que se desarrolla el Reglamento de los Servicios de Prevención, establece las condiciones mínimas para la autorización para desarrollar actividades de auditoría del sistema de prevención de las empresas. Estas empresas deberán tener capacidad para poder realizar las actividades que constituyan los objetivos de la auditoría establecidos en el citado artículo 30 del Reglamento de los Servicios de Prevención y relativos a:

  • Determinación de la idoneidad de las evaluaciones de los riesgos iniciales o periódicas realizadas, análisis de sus resultados y su verificación.
  • Comprobación de los diferentes tipos de actividades preventivas que se deben de realizar para eliminar, controlar o reducir los riesgos y la planificación de las actividades preventivas.
  • Determinación de la adecuación entre los procedimientos y medios materiales y humanos requeridos para realizar la actividad preventiva necesaria y los recursos propios o concertados de que disponga el empresario.

En caso de ser una persona física, este deberá ser un experto de nivel superior (en cualquiera de las cuatro especialidades o disciplinas preventivas consideradas en el artículo 34 del Reglamento de los Servicios de Prevención: medicina del trabajo, seguridad en el trabajo, higiene industrial, y ergonomía y psicosociología aplicada), que disponga de una formación o experiencia probada en gestión y realización de auditorías y en técnicas auditoras y, en el caso de las entidades especializadas, deberán contar con al menos un experto que cumpla estas condiciones. La empresa deberá contar con expertos de nivel superior, de acuerdo con lo previsto anteriormente, en todas las demás especialidades o disciplinas señaladas en el citado artículo 34 del Reglamento de los Servicios de Prevención para poder efectuar las verificaciones de la evaluación de riesgos que pudieran ser necesarias.

Los locales, instalaciones, aparatos y equipos mínimos exigidos serán los suficientes y adecuados y la entidad deberá de disponer de los recursos materiales necesarios para realizar la verificación de los resultados de la evaluación de los riesgos, que podrá ser concertada por profesionales cuando su complejidad lo haga necesario.

Objetivos de las auditorías

Toda auditoría ha de incluir una evaluación sistemática, documentada y objetiva de la eficacia del sistema de prevención, que tendrá como objetivos:

  • Comprobar cómo se ha realizado la evaluación inicial y periódica de los riesgos, analizar sus resultados y verificarlos en caso de duda. La auditoría comprobará que para la evaluación de riesgos se ha seguido una metodología apropiada a las características de la empresa y de sus riesgos, y que ha sido realizada por personal competente.
  • Comprobar que el tipo y planificación de las actividades preventivas se ajusta a lo establecido por la normativa legal vigente, ya sea general o específica, teniendo en cuenta los resultados de la evaluación. Asimismo deberá tener en cuenta la información que recibe de los trabajadores con el objetivo principal de reducir la siniestralidad laboral de la empresa. Deberá comprobarse que las medidas propuestas en la evaluación están planificadas convenientemente y se ha dotado de los recursos económicos y medios humanos y materiales necesarios para su ejecución.
  • Analizar la adecuación de los procedimientos y recursos de que dispone el empresario, ya sean propios o concertados, tendentes a realizar la actividad preventiva, teniendo en cuenta, además, el modo en que están organizados o coordinados. Se analizará la estructura del sistema de prevención, cuál es la organización preventiva que se ha elegido y su integración en la empresa, así como la eficacia de su funcionamiento y la idoneidad de los medios de que se dispone.
  • Valorar la integración de la prevención en el sistema general de gestión de la empresa, tanto en el conjunto de sus actividades como en todos los niveles jerárquicos de esta, mediante la implantación y aplicación del plan de prevención de riesgos laborales y evaluar la eficacia del sistema de prevención de la empresa para prevenir, identificar, evaluar, corregir y controlar los riesgos laborales en todas las fases de actividad de la empresa. A estos efectos se ponderará el grado de integración de la prevención en la dirección de la empresa, en los cambios de equipos, productos y organización de la empresa, en el mantenimiento de las instalaciones o equipos, y en la supervisión de actividades potencialmente peligrosas, entre otros aspectos.

Fases de la auditoría

Para preparar una auditoría, una vez recibida la solicitud y aceptada su realización, se deben realizar una serie de actividades orientadas a su consecución, que podemos concretar en las siguientes fases:

  • 1. Designación del auditor jefe y del representante de la empresa. Este es el primer paso para la preparación de la auditoría.
  • 2. Análisis de la documentación básica aportada por la empresa y elaboración del programa de auditoría.
  • 3. Selección del equipo auditor. El auditor jefe será el responsable de coordinar todo el proceso y, a la vista de la documentación básica aportada por el auditado elaborará el programa de auditoría, y designará el equipo auditor que deberá intervenir en el proceso, teniendo en cuenta los tipos de riesgos que afectan a la empresa (higiénicos, ergonómicos, etc.) y la actividad que se desarrolla (construcción, metalúrgica, química, etc.), el volumen de trabajo previsto y el número de interlocutores que puede designar el auditado.
  • 4. Con todos estos datos se procederá por el equipo auditor a llevar a cabo la auditoría de prevención de riesgos laborales de la empresa auditada.
  • 5. Realización de informe de auditoría. Las auditorías finalizan con un informe que nos permite conocer la situación en materia de prevención en que se encuentra la empresa auditada, señalando, en su caso, las posibles deficiencias del sistema de prevención, aportando soluciones tendentes a evitar no sólo las posibles sanciones por incumplimiento de la normativa legal, sino lo que es más importante, la prevención de los accidentes y enfermedades laborales.

    Una vez finalizada la auditoria se entregará un certificado acreditativo de haber sometido su sistema de gestión de prevención de riesgos laborales al control de la auditoría reglamentaria.

  • 6. Seguimiento de la auditoría, corrección y cierre de las no adecuaciones.

Si la gestión de la prevención la realiza una entidad externa, debidamente acreditada y autorizada a nivel administrativo, se confía en su eficacia y, por tanto, no se considera necesario realizar auditorías específicas, pero si la gestión de la prevención se desarrolla con medios propios, nace cierta desconfianza de la garantía que pueda ofrecer a los trabajadores, por lo que se obliga a que dicha gestión sea verificada por una empresa especializada que compruebe la calidad de la prevención de forma periódica.

La auditoría contribuye a la disminución de costes derivados de una incorrecta gestión de la prevención de riesgos, a evitar responsabilidades civiles y penales, sanciones, horas de trabajo perdidas, disminución de la productividad, accidentes laborales, y contribuye también a que el éxito empresarial se demuestre en la apuesta de la organización por la salud y la seguridad de sus trabajadores, que sin duda alguna es la meta a alcanzar.

El artículo 30.6 de la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, establece que "el empresario que no hubiere concertado el servicio de prevención con una entidad especializada ajena a la empresa deberá someter su sistema de prevención al control de una auditoría o evaluación externa"; por otra parte, el artículo 29.2 del Reglamento de los Servicios de Prevención, modificado por el Real Decreto 604/2006 añade que "las empresas que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios y ajenos deberán someter su sistema de prevención al control de una auditoría o evaluación externa"; por tanto, deberán someterse a auditoría reglamentaria todas aquellas empresas que asuman internamente alguna de las especialidades preventivas, bien sea a través de uno o varios trabajadores designados, o bien, mediante el establecimiento de un Servicio de prevención propio o mancomunado de forma exclusiva o mixta con especialidades contratadas a uno o varios Servicios de prevención ajeno.

Según la norma ISO 19011, un programa de auditoría es una serie de una o más auditorías previstas para un período de tiempo específico y dirigido con un fin específico. La empresa que desarrolle actividades preventivas con recursos propios y ajenos deberán someterse a una auditoría cada cuatro años, y aquellas empresas que realicen actividades incluidas en el Anexo I del Reglamento de los Servicios de Prevención, aprobado por Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, lo harán cada dos años.

Cuándo se debe realizar la auditoría

La auditoría o evaluación deberá realizarse dentro de los doce meses siguientes al momento en que se disponga de la planificación de la actividad preventiva y repetirse cada cuatro años, excepto cuando se realicen actividades especialmente peligrosas, en cuyo caso el plazo será de dos años.

Están obligadas a auditar su sistema de prevención las empresas que no hubieran concertado el servicio de prevención con una entidad especializada ajena a la empresa, por lo que deberán someter su sistema de prevención al control de una auditoría o evaluación externa. Esta misma obligación tendrán las empresas que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios y ajenos simultáneamente.

Quedarán exentas de la obligación de someterse a una auditoría las empresas de hasta 50 trabajadores cuya actividad no sea considerada de riesgo especial recogidos en el anexo I del Reglamento de los Servicios de Prevención, en su apartado 22.2.7 (trabajos con exposición a radiaciones ionizantes en zonas controladas; trabajos con exposición a sustancias o mezclas causantes de toxicidad aguda de categoría 1, 2 y 3, y en particular a agentes cancerígenos, mutagénicos o tóxicos para la reproducción, de categoría 1A y 1B; actividades en que intervienen productos químicos de alto riesgo y son objeto de aplicación del Real Decreto 840/2015, de 21 de septiembre, por el que se aprueban medidas de control de riesgos inherentes a los accidentes graves en los que intervengan sustancias peligrosas; trabajos con exposición a agentes biológicos de los grupos 3 y 4; actividades de fabricación, manipulación y utilización de explosivos, incluidos los artículos pirotécnicos y otros objetos o instrumentos que contengan explosivos; trabajos propios de minería a cielo abierto y de interior, y sondeos en superficies terrestres o en plataformas marinas; actividades de inmersión bajo el agua; actividades en obras de construcción, excavación, movimientos de tierras y túneles, con riesgo de caída de altura o sepultamiento; actividades en la industria siderúrgica y en la construcción naval; producción de gases comprimidos, licuados o disueltos o utilización significativa de los mismos; trabajos que produzcan concentraciones elevadas de polvo silíceo; trabajos con riesgos eléctricos en alta tensión), que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios y en las que la eficacia del sistema preventivo resulte evidente sin necesidad de recurrir a una auditoría por el limitado número de trabajadores y la escasa complejidad de la actividad preventiva.

En este caso, la obligación de auditar se sustituirá por la remisión a la autoridad laboral de una notificación sobre la concurrencia de las causas que hacen innecesaria la auditoría.

La autoridad laboral, previo informe de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y, en su caso, de los órganos técnicos en materia preventiva de las Comunidades Autónomas, podrá requerir la realización de una auditoría, a la vista de los datos de siniestralidad o de otras circunstancias que pongan de manifiesto la necesidad de revisar los resultados de la última auditoría.

La primera auditoría del sistema de prevención deberá llevarse a cabo dentro de los doce meses siguientes al momento en que se disponga de la planificación de la actividad preventiva y deberá ser repetida cada cuatro años, reduciéndose el plazo a dos si la empresa se dedica a actividades consideradas de riesgo especial a las que se han hecho referencia anteriormente.

Estos plazos de revisión se ampliarán en dos años en los supuestos en que la modalidad preventiva de la empresa haya sido acordada con la representación especializada de sus trabajadores. En todo caso, deberá repetirse cuando lo requiera la autoridad laboral, previo informe de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y, en su caso, de los órganos técnicos en materia preventiva de las Comunidades Autónomas, cuando las circunstancias pongan de manifiesto la necesidad de revisar los resultados de la última auditoría.

La auditoría deberá ser realizada por personas físicas o jurídicas que posean, además, un conocimiento suficiente de las materias y aspectos técnicos objeto de la misma y cuenten con los medios adecuados para ello. La entidad auditora no podrá mantener con la empresa vinculaciones comerciales, financieras o de cualquier otro tipo, distintas a las propias de su actuación como auditores.

Tampoco podrán realizar para la misma o distinta empresa actividades de coordinación de actividades preventivas, ni actividades como servicio de prevención, ni podrán mantener con los servicios de prevención vinculaciones comerciales, financieras o de cualquier otro tipo, con excepción de las siguientes:

  • El concierto de la persona o entidad auditora con uno o más servicios de prevención ajenos para la realización de actividades preventivas en su propia empresa.
  • El contrato para realizar la auditoría del sistema de prevención de un empresario dedicado a la actividad de servicio de prevención ajeno.

Las personas o entidades especializadas que pretendan desarrollar la actividad de auditoría del sistema de prevención habrán de contar con una única autorización de la autoridad laboral, que tendrá validez en todo el territorio español.

Los resultados de la auditoría deberán quedar reflejados en un informe que la empresa auditada deberá mantener a disposición de la autoridad laboral y competente y de los representantes de los trabajadores; el contenido del informe deberá reflejar fielmente la realidad verificada en la empresa, estando prohibida toda alteración o falseamiento del mismo.

Conclusión

La auditoría de prevención de riesgos laborales es una obligación legal para aquellas empresas que desarrollen actividades preventivas con medios propios y aquellas que lo deseen voluntariamente, según queda establecido en la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y en el Real Decreto 39/1997, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención y sus modificaciones mediante Reales Decretos 604/2006, de 19 de mayo, y 337/2010, de 19 de marzo.

La auditoría es un instrumento de gestión que persigue reflejar la imagen fiel del sistema de prevención de riesgos laborales de la empresa, valorando su eficacia y detectando las deficiencias que puedan dar lugar a perfeccionamiento y mejora.

La auditoría lleva a cabo un análisis sistemático, documentado y objetivo del sistema de prevención, que incluye los siguientes puntos:

  • Comprobación de cómo se ha realizado la evaluación inicial y periódica de los riesgos, análisis de sus resultados y verificación en caso de duda.
  • Comprobación de que el tipo y planificación de las actividades preventivas se ajusta a lo dispuesto en la normativa general, así como la normativa sobre riesgos específicos que sea de aplicación.
  • Análisis de la adecuación entre los procedimientos y medios requeridos para realizar las actividades preventivas necesarias y los recursos de que dispone el empresario.
  • Valoración de la integración de la prevención en el sistema general de gestión de la empresa, mediante la implantación y aplicación del Plan de Prevención de Riesgos Laborales y valoración de su eficacia.

La auditoría pondera el grado de integración de la prevención en la dirección de la empresa, en los cambios de equipos, productos y organización de la empresa, en el mantenimiento de las instalaciones o equipos y en la supervisión de las actividades potencialmente peligrosas, entre otros aspectos.

La auditoría no es una inspección; analiza el funcionamiento del sistema, sus puntos fuertes y débiles. No busca culpables, sino propuestas de mejora para el futuro, analizando los fallos del sistema, no de las personas que los cometieron, ya que si estos existieron fue porque el sistema se lo permitió.

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