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Gastos de viaje (fiscalidad)

Gastos de viaje (fiscalidad)

Cantidades dinerarias que la empresa paga al trabajador cuando tiene que desplazarse o viajar fuera del lugar donde se ubica su centro de trabajo. Estos gastos incluyen: transporte, comidas y, en el caso de pernoctar fuera del lugar de residencia, los gastos de alojamiento.

Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas

Concepto

Los gastos por viaje hacen referencia a las cantidades dinerarias que la empresa paga al trabajador cuando este tiene que desplazarse o viajar fuera del lugar donde se ubica su centro de trabajo. Estos gastos incluyen: transporte, comidas y en el caso de pernoctar fuera del lugar de residencia, los gastos de alojamiento.

Tratamiento fiscal de los gastos de viaje

La cantidad de dinero que el trabajador percibe por gastos de viaje es una retribución al trabajador que tiene efectos fiscales tanto en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas como en el Impuesto de Sociedades y en el Impuesto sobre el Valor Añadido. A continuación veremos los efectos en cada caso.

  • 1. Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas

    Aunque la cantidad de dinero percibida debe considerarse una retribución al trabajador, al ser cantidades que pretenden resarcir al trabajador de una serie de gastos que se le van a producir por motivos laborales, la ley permite que estas cantidades monetarias no tributen siempre que se cumplan una serie de límites y condiciones debiendo declarar las cantidades que superen dichos límites (véase "Dietas (fiscalidad)"). En el caso concreto de las cantidades que se abonen, en razón de su cargo, a diputados españoles del Parlamento Europeo, a diputados y senadores de las Cortes Generales, a miembros de las Asambleas Legislativas Autonómicas, a concejales de Ayuntamientos, a miembros de Diputaciones Provinciales u otras entidades locales, éstas serán consideradas rendimientos del trabajo; si bien se excluyen las cantidades que se asignen para gastos de viaje y desplazamientos, sin que actúen los límites que en general rigen para los trabajadores de cualquier empresa.

  • 2. Impuesto sobre Sociedades

    En relación con el Impuesto sobre Sociedades los gastos de viaje podrán ser deducibles a la hora de determinar el rendimiento de la actividad, siempre que dichos gastos corran efectivamente a cargo de la empresa, se relacionen directamente con la actividad de la misma (por ejemplo, gastos de viaje de un directivo para acudir a una reunión con un cliente o un proveedor), estén debidamente justificados y aparezcan correctamente contabilizados. Su existencia se puede justificar mediante facturas completas expedidas a nombre de la sociedad. No obstante, en el caso de que los gastos de restauración, hostelería, viajes y desplazamiento se consideren gastos de representación, sólo será deducible el 50 % de los gastos, con un límite total equivalente al 5 % del volumen de operaciones del ejercicio. Por su parte, los gastos de hostelería y desplazamiento atribuibles a los socios tendrán la consideración de retribución de los fondos propios, por lo que no serían deducibles en ninguna cuantía.

  • 3. Impuesto sobre el Valor Añadido

    Cabe señalar que las cuotas soportadas como consecuencia de los servicios de desplazamiento, viajes, hostelería y restauración, no podrán ser objeto de deducción en el IVA soportado, salvo que el importe de los mismos tuviera la consideración de gasto fiscalmente deducible a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o del Impuesto sobre Sociedades, en cuyo caso deberán satisfacerse adicionalmente los requisitos de deducibilidad contenidos en la Ley. Por su parte, los gastos de manutención y estancia darán lugar a cuotas soportadas y deducibles si son fruto de viajes que puedan considerarse deducibles. Para ello es necesario que:

    — Los gastos estén vinculados a la actividad económica desarrollada y sean necesarios para la obtención de los ingresos.

    — Se encuentren convenientemente justificados.

    — Estén correctamente contabilizados.

En cualquier caso, y para que los gastos de viaje sean considerados fiscalmente deducibles en cualquiera de los impuestos, será necesario justificarlos mediante factura. Dicha factura debe ser expedida por quien realice la entrega, estar numerada, fechada, con el lugar de emisión, con todos los datos fiscales, tanto del emisor como del receptor, con la descripción del concepto, la base imponible, el tipo impositivo aplicado, la cuota repercutida y la moneda en que se efectúa el pago.

Recuerde que...

  • La cantidad de dinero que el trabajador percibe por gastos de viaje es una retribución que tiene efectos fiscales tanto en el IRPF como en el Impuesto de Sociedades y en el IVA.
  • Para que los gastos de viaje sean considerados fiscalmente deducibles, en cualquiera de los impuestos, será necesario justificarlos mediante factura con la descripción del concepto, la base imponible, el tipo impositivo aplicado, la cuota repercutida y la moneda en que se efectúa el pago.
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