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Políticas de equipamiento

Políticas de equipamiento

Incorporación de bienes y equipos técnicos en los procesos productivos de las organizaciones para hacerlas más eficaces.

Gestión empresarial

Concepto

La incorporación de bienes y equipos técnicos en los procesos productivos de las organizaciones no siempre garantiza una mejora en los resultados conseguidos. Por ello, antes de decidir y apostar por una estrategia de automatización deben considerarse los siguientes aspectos:

  • El proceso de implantación debe ser gradual, de manera que el personal conozca las implicaciones de este, se evalúen los riesgos, etc.
  • La tecnología debe considerarse como una herramienta de apoyo del sistema, que va a permitir reducciones de tiempo y esfuerzo, y mejoras de calidad de los productos y servicios, pero esta no es útil para resolver los problemas de gestión en la empresa, ni las mejoras que se pueden conseguir con su implantación serán notables si la estructura de las organizaciones son rígidas y burocratizadas. Por lo tanto, antes de acometer un proceso de automatización de las operaciones sería conveniente revisar todos los procesos actuales para detectar aquellos que no son eficientes a priori.
  • No todas las funciones productivas pueden ser automatizadas.
  • Hay que detectar cuándo es el momento apropiado para incorporar las nuevas tecnologías al modelo productivo.
  • La automatización de procesos supone reducciones de la mano de obra directa, ya que acciones que tradicionalmente eran desarrolladas por el personal, en la actualidad son llevadas a cabo por los equipos. Por esta razón, la empresa debe preparar y formar a sus trabajadores para que estos puedan ser recolocados y desempeñar otras actividades, en detrimento de las anteriores, las cuales ya son desarrolladas por los medios técnicos.

    A la hora de decidir cuál es la alternativa tecnológica más adecuada para la organización, se pueden realizar dos tipos de análisis: siguiendo un criterio económico o de selección de inversiones, o ponderando los distintos factores que afectan al proceso de automatización que la empresa quiere efectuar.

Criterio de selección de inversiones

La decisión de invertir en la automatización de los procesos y servicios debe considerarse desde un punto de vista estratégico, ya que por un lado, se consiguen ahorros de costes y de tiempo, así como una mayor precisión y calidad de los bienes y, por otro, un buen uso de los equipos permite alcanzar ahorros de mano de obra. Sin embargo, dado los grandes desembolsos de capital que supone la implementación y adaptación de los nuevos medios técnicos, se hace necesario el análisis económico de las inversiones para decidir la opción que más interesa a la empresa.

Los criterios de valoración y selección de inversiones de las políticas de equipamiento de la empresa pueden clasificarse:

1) Métodos estáticos: no tienen en cuenta la cronología de los diferentes flujos de caja, y operan con ellos como si se tratara de cantidades de dinero percibidas en el mismo momento temporal. En muchos casos resultan útiles en la práctica, pero hay que ser conscientes de sus limitaciones para evitar que puedan inducir a error. Los principales criterios estáticos son:

  • a) El flujo neto de caja por unidad monetaria comprometida o desembolsada.
  • b) El flujo neto de caja medio anual por unidad monetaria comprometida o desembolsada.
  • c) El plazo de recuperación o Pay-back.

2) Métodos dinámicos: tienen en cuenta la temporalidad de los flujos de caja, utilizando para ello la actualización o descuento de los mismos, con objeto de homogeneizar las cantidades de dinero percibidas en diferentes períodos temporales. Se trata de realizar la actualización, al momento inicial o a un determinado momento de la vida económica del proyecto que se valora, estableciendo para ello un valor financiero de todos los cobros y pagos referidos y esperados. Los métodos más utilizados son los siguientes:

  • a) El Valor Actual Neto (VAN).
  • b) La Tasa Interna de Retorno (TIR).
  • c) El plazo de recuperación descontado o Pay-back descontado.
  • d) El Índice de Rentabilidad o ratio ganancia-coste.

Los métodos seleccionados para valorar la inversión de automatización de una empresa que se va a tomar como ejemplo son el Valor Actual Neto (VAN) y la Tasa Interna de retorno (TIR).

Pero inicialmente se tiene que considerar que toda inversión se puede definir por la corriente de cobros y pagos que origina, teniendo en cuenta que:

— A: desembolso inicial de la inversión.

— Pj: pago o salida de dinero originado por la inversión al final del año j.

— Cj: cobro o entrada de dinero originado por la inversión al final del año j.

— n: duración de la inversión, es decir, número de años que transcurren desde que se efectúa el desembolso inicial hasta que se produce el último pago o cobro.

— Qj: flujo neto de caja o cash-flow del año j, que será igual a la diferencia ente los cobros y los pagos.

La dimensión financiera de la inversión vendrá dada por el siguiente diagrama temporal:

El VAN de una inversión viene definido por el valor actualizado de todos los rendimientos o beneficios esperados, es decir, es la diferencia entre el valor actualizado de todos los cobros y de todos los pagos previstos. Por lo tanto, este método representa el valor del flujo neto de caja que se espera de una inversión en el momento presente. La expresión matemática del VAN es la siguiente:

Si se considera una única tasa de descuento (K) para todos los años de inversión o,

En el caso de que existan diferentes tasas de descuentos para cada período (k1, k2,..., kn).

La dificultad de este método radica en determinar el tipo de descuento que se va a utilizar para la actualización de los flujos netos de caja: el tipo de interés del mercado de capitales, el coste medio ponderado de la financiación, o una tasa mínima de rentabilidad.

El VAN proporciona una medida de la rentabilidad esperada en valor absoluto y actual, que permite determinar qué inversiones han de ser llevadas a cabo y cuáles deben ser rechazadas, según los siguientes criterios:

  • - Si el VAN > 0: la inversión debe realizarse.
  • - Si el VAN = 0: la inversión es indiferente.
  • - Si el VAN < 0: la inversión no debe realizarse.

Para simplificar su cálculo, se acepta la hipótesis de que los flujos netos de caja Qj serán positivos para todos los años (los cobros son superiores a los pagos) y, por otra parte, lo normal es que los cobros y los pagos se produzcan de forma más o menos regular a lo largo del año, sin embargo se considera que se producen al final del mismo.

Imaginemos que una empresa dedicada a la fabricación y distribución de coches y sillas de paseos para niños se está planteando la posibilidad de acometer un proceso de automatización en sus instalaciones, para lo cual debe elegir entre dos proyectos de inversión sustitutivos:

  • Proyecto A: consistente en la remodelación de la fábrica y la adecuación de la maquinaria actual. Supone un desembolso inicial de 60.000 € y unos flujos de caja para los próximos tres años de 15.000 €, 25.000 € y 35.000 €.
  • Proyecto B: supone la adecuación de la fábrica y la compra de nueva maquinaria. Este proyecto supone un desembolso inicial de 90.000 € y se esperan unos flujos de caja para los próximos tres años de 30.000 €, 36.000 €y 42.000 €.

La tasa de actualización o descuento para todos los años, considerando el coste medio esperado de la financiación, asciende al 8 %. Si aplicamos el Valor Actual Neto obtendríamos los siguientes resultados:

A la vista de los resultados alcanzados, aun siendo los dos proyectos viables, la empresa debe optar por el proyecto A, ya que obtiene una ganancia absoluta mayor.

Por otro lado, la Tasa Interna de Retorno (TIR), también conocido como criterio de la Tasa de Retorno, se define como el tipo de actualización o descuento que hace que el valor actual neto de una inversión sea nulo o, dicho de otro modo, es la rentabilidad propia o específica de la inversión que iguala el valor actualizado de los cobros y de los pagos. Por tanto:

Donde r es igual a la tasa de retorno o TIR que verifica la anterior ecuación.

El método de la TIR proporciona una medida de rentabilidad de la inversión en valor relativo y actual, que hace posible determinar si esa inversión se llevará a cabo o no. Para ello, se compara con la tasa de descuento, de manera que:

  • Si el r > k: La inversión debe realizarse.
  • Si el r = k: La inversión es indiferente.
  • Si el r < k: La inversión no debe realizarse.

La determinación práctica de la TIR presenta algunos inconvenientes, dado que aparecen ecuaciones de grado n, que solo pueden ser resueltas por desarrollos binomiales y programas informáticos. Se puede utilizar un método de prueba y error por tanteo, o el cálculo de la media de la TIR por defecto y por exceso:

— Por defecto:

— Por exceso=

De manera que r* < r < r**, por lo que se calcula la media:

Si lo aplicamos al ejemplo anterior, obtenemos:

— Proyecto A:

El cálculo de su TIR rA:

— Proyecto B:

El cálculo de su TIR rB:

Aunque ambos proyectos son viables porque sus rentabilidades relativas superan la tasa de descuento del 8 %, la empresa debería optar por el proyecto A, dado que su rentabilidad relativa es mayor que la del proyecto B.

Criterio de ponderación de factores

Como se ha comentado con anterioridad, la decisión de llevar a cabo un proceso de automatización debe plantearse como parte de la estrategia de la empresa, y no solo como una decisión económica, aunque también lo sea por el desembolso que esta conlleva, dado que hay otros factores que se deben considerar en las decisiones de política de equipamiento de una organización:

  • Coste de producción: pueden darse movimientos contrarios, tales como reducciones de los costes de mano de obra directa, al ser sustituidos por los equipos, o de los materiales, porque se eviten despilfarros innecesarios o se utilicen otros menos costosos. Sin embargo, también se debe contemplar que puede que sea necesario la contratación de personal especializado en la manipulación y mantenimiento de los equipos.
  • Costes de transporte y de distribución: gracias a las notables mejoras que se han producido en los últimos años. Asimismo, el uso de Internet y de las nuevas tecnologías ha permitido que la comunicación y transmisión de información, incluso en tiempo real, se realice de forma más rápida y barata.
  • Calidad del producto: consiguiéndose reducciones en la cantidad de productos defectuosos. Además, gracias a los sistemas informatizados es posible adaptar los bienes a los gustos de los clientes, sin que eso incremente considerablemente el coste, por los que posibilita el hecho de que los consumidores estén más satisfechos con nuestro producto.
  • Flexibilidad del proceso productivo: permitiendo que la adaptación a los cambios inducidos por la demanda y los factores del entorno se acometan de una manera mucho más acelerada.
  • Mayor variedad de los productos: ya que la reprogramación de los equipos permite obtener un abanico mucho más amplio de estos.
  • Efectos sobre las relaciones laborales: si la implementación de la automatización puede suponer reducciones de la mano de obra, la empresa deberá gestionar adecuadamente las reacciones negativas por parte de los sindicatos y los representantes de los trabajadores, que pueden afectar perjudicialmente al proceso de automatización que se quiere implantar.
  • Reducción del tiempo: se consiguen disminuciones en los tiempos de fabricación, de entrega y en los tiempos muertos.
  • Riesgos tecnológicos: sobre todo en aquellas organizaciones que implanten las tecnologías por primera vez, dado que existe el riesgo de que sea muy costoso y complejo. Además, se tiene que considerar la obsolescencia ante la aparición de posibles técnicas o mecanismos sustitutivos.
  • Riesgos de implantación: es necesario un apoyo claro y conciso por parte de la alta dirección de la empresa a la tecnología que se desea establecer, para poder hacer frente a los problemas iniciales y las objeciones que conllevan los cambios en los procedimientos de realización de actividades.
  • Inversión requerida: tal y como se ha comentado en el apartado anterior, es necesario efectuar un estudio de la financiación actual, del desembolso exigido, y de la rentabilidad futura que se espera de esa inversión, antes de acometer cualquier proyecto y más, considerando que se trata de operaciones que exigen grandes desembolsos de capital y, que por lo tanto, vinculan a la empresa en el largo plazo.
  • Impacto medioambiental: ya que este puede verse afectado positivamente por la posible reducción del consumo de recursos, teniendo en cuenta que son escasos, así como por una menor generación de contaminación y de residuos originados por la fabricación de los productos. Sin embargo, el uso intensivo de los equipos y medios de producción puede suponer un considerable aumento del consumo energético.

Para poder tomar una decisión adecuada sobre la política de equipamientos de la empresa, el gerente de la misma debe identificar todos los factores que inciden en la incorporación de las nuevas tecnologías, ponderando cada uno de ellos en función de la importancia que se le atribuya como criterio de decisión.

Imaginemos que un laboratorio farmacéutico de grandes dimensiones se está planteando la posibilidad de llevar a cabo un proceso de automatización de la fabricación y expedición de sus medicamentos a las diferentes farmacias y centros médicos, frente al procedimiento que se sigue en la actualidad. Para ello, se ha elaborado un informe que recoge los factores de decisión y sus respectivas ponderaciones y puntuaciones, detallados en la siguiente tabla:

Tabla 1: Factores de decisión del proceso de automatización
FACTORPonderaciónPuntuaciones
AutomáticoManual
Coste de producción0,4097
Calidad0,2096
Tiempo0,2086
Inversión necesaria0,10210
Necesidades de formación0,0559
Flexibilidad0,05106
Fuente: Elaboración propia

Sabiendo que cada uno de los factores se ha puntuado de 1 a 10 (mayor puntuación es mejor), para decidir cuál de las dos tecnologías es la más adecuada bastará con obtener la puntuación total ponderada. Para ello, multiplicamos la puntuación de cada factor por su peso, y sumamos los resultados:

Por lo tanto, la política de equipamiento recomendable para este laboratorio farmacéutico sería implementar el procedimiento automático.

Recuerde que...

  • La tecnología debe considerarse una herramienta de apoyo del sistema, que va a permitir reducciones de tiempo y esfuerzo, y mejoras de calidad de los productos y servicios, pero no va resolver los problemas de gestión en la empresa.
  • La alternativa tecnológica más adecuada para la organización se realiza: siguiendo un criterio económico o ponderando los distintos factores que afectan al proceso de automatización que la empresa quiere efectuar.
  • Los criterios de valoración y selección de inversiones de las políticas de equipamiento de la empresa pueden clasificarse en: métodos estáticos y métodos dinámicos.
  • Los métodos estáticos no tienen en cuenta la cronología de los diferentes flujos de caja y operan con ellos como si se tratara de cantidades de dinero percibidas en el mismo momento temporal.
  • Los métodos dinámicos tienen en cuenta la temporalidad de los flujos de caja, utilizando la actualización o descuento de los mismos, con objeto de homogeneizar las cantidades de dinero percibidas en diferentes períodos temporales.
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