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Análisis de puestos de trabajo

Análisis de puestos de trabajo

El análisis de puestos de trabajo es una técnica que consiste básicamente en la descripción, más o menos detallada, de las tareas y responsabilidades que configuran un puesto. Una vez que las funciones han quedado descritas, se pueden deducir los conocimientos y habilidades que dichas funciones requieren, así como las actitudes más adecuadas del trabajador que ocupe ese puesto

RRHH

¿Qué debe incluir un análisis de puestos de trabajo?

Es conveniente que el analista de puestos de trabajo, ya sea externo contratado por la organización, o realizado internamente por un miembro cualificado de la misma, busque especificar y plasmar formalmente al menos los siguientes aspectos del puesto de trabajo:

  • 1) Contextualización del puesto
    • Objetivos básicos del puesto
    • Denominación del puesto
    • Departamento
    • Sección
    • Categoría profesional
    • Tipo de contrato
    • Salario aproximado
    • Horario
    • Dependencia jerárquica
    • De quién recibe órdenes
    • A quién le da ordenes
    • Contextualización del puesto en el organigrama de la empresa
  • 2) Descripción de tareas del puesto
    • Cotidianas
    • Periódicas
    • Ocasionales
  • 3) Recursos utilizados en el puesto
    • Tecnología
    • Herramientas
    • Material
  • 4) Condiciones ambientales del puesto: lugar, iluminación, temperatura, tipo de trabajo, riesgos de accidente...
  • 5) Requisitos del puesto
    • Físicos (visión, oído, destrezas manuales, fuerza física, altura...)
    • Intelectuales (capacidad de atención, discriminación visual y táctil, memoria, fluidez verbal, iniciativa, inteligencia emocional, razonamiento mecánico y espacial...)
  • 6) Responsabilidades del puesto
    • Sobre equipo
    • Sobre recursos financieros
    • Sobre recursos materiales
    • Sobre empleados
  • 7) Formación y experiencia requerida para el puesto
    • Formación mínima
    • Formación aconsejable
    • Experiencia
    • Perfil deseable (edad, cercanía al puesto de trabajo....).

¿Para qué sirve el análisis de puestos de trabajo?

Varias son las ventajas básicas de un buen análisis de puestos:

  • Permite fijar y acotar claramente para cada puesto de trabajo las funciones y responsabilidades propias de su posición, lo que repercute positivamente en la percepción que el trabajador tiene de sus obligaciones y responsabilidades, y permite a la empresa una mejor labor de control ya que hay un documento formal que precisa las obligaciones
  • Eliminar repeticiones funcionales entre diferentes trabajadores, incrementándose por tanto no sólo la eficiencia sino también la eficacia
  • Determinar con claridad las responsabilidades, asegurando así que todas las tareas y procesos de la organización están a cargo de un responsable
  • Permite adaptarse a las exigencias que las diferentes normativas de calidad exigen en la descripción de las funciones y responsabilidades del personal de la organización

Si bien el análisis de puestos por sí mismo ya vemos cómo afecta positivamente a la gestión, además, nos puede servir de punto de partida para continuar desarrollando otro tipo de herramientas de gestión de recursos humanos más complejas como: sistemas de evaluación del desempeño, elaboración de perfiles del puesto para futuras selecciones de personal, reducción del tiempo de acogida del personal, identificación de necesidades de formación, elaboración de mapas de competencias, etc.

Por tanto, sirve de apoyo a otras necesidades como: reclutamiento, selección de personal, formación, evaluación del rendimiento, valoración de puestos, análisis de retribuciones, seguridad y salud, planes de carrera.

De hecho está tan ligado a las diferentes funciones de gestión de recursos humanos que se considera una de las herramientas prioritarias a la hora de establecer un sistema de dirección estratégica de recursos humanos. Por ejemplo, el análisis de puestos se liga a la selección de personal mediante la definición de perfiles profesionales basados en los especificadores del puesto. Se liga a la evaluación del rendimiento gracias a que los desempeños del trabajador deben compararse con aquellos previstos en los descriptores de la tarea. Está conectado con los planes de carrera y los planes de formación, ya que aquellos trabajadores que desean alcanzar algún puesto, pero que tienen carencias en algún especificador de ese puesto, saben gracias al buen análisis de puestos como enfocar su formación y desarrollo.

¿Cuáles son las fases básicas del análisis de puestos de trabajo?

Está compuesto por seis pasos que son:

  • 1. Asegurar, para su éxito, que el apoyo de la alta dirección sea visible
  • 2. Identificar los puestos que es necesario analizar
  • 3. Escoger el método que se utilizará para la obtención de los datos
    • a. Observación
    • b. Entrevista
    • c. Cuestionarios
    • d. Bitácoras o diarios
    • e. Revisión de documentación
    • f. Muestreo ...
  • 4. Reunir y organizar la información obtenida
  • 5. Revisar la información con los participantes
  • 6. Desarrollar una descripción y especificación del puesto

¿Cuáles son las dimensiones del puesto de trabajo?

Una de las síntesis ya clásicas de las características de un puesto de trabajo es la que apareció fruto de las investigaciones de los profesores Hackman y Oldman. Según esta clasificación, en un puesto hay que observar especialmente las siguientes variables:

1. Variedad de capacidades requeridas por el puesto

La variedad de capacidades es el grado en el cual un puesto de trabajo requiere de la realización de diversas actividades diferentes, lo que hace que el trabajador deba utilizar muchas de sus aptitudes y habilidades. Por tanto se establece que en la medida en que un puesto requiere del trabajador utilizar la mayor parte de sus habilidades y aptitudes hará que el trabajo resulte más interesante y por tanto constituya un reto constante, es decir, en términos del modelo de Hackman y Oldman, que sea significativo.

2. Identidad de la tarea

Es el grado en el que en el puesto se realiza un proceso completo en la cadena de producción de un bien o servicio, o bien una parte del proceso que es claramente identificable.

Esta variable establece que en la medida en que se tiene participación en la generación de un bien o servicio completo o una parte que es perfectamente identificable del mismo, se experimenta una sensación de que el trabajo es motivador.

3. Significación de la tarea

Es el grado en el que el puesto tiene un impacto sustancial en las vidas o en el trabajo de otras personas.

4. Autonomía

Es el grado en el que el puesto provee libertad sustancial, independencia y la posibilidad de que el ocupante determine los tiempos y procedimientos a ser utilizados para llevar a cabo las actividades propias de su puesto.

5. Retroalimentación

Esta variable esta subdivida en tres dimensiones:

  • Retroalimentación del trabajo: es el grado en el que la ejecución misma de las tareas asignadas al puesto proporciona información clara y precisa sobre el nivel de desempeño, es decir, la ejecución de la tarea le permite al sujeto saber si esta haciendo bien o mal su trabajo
  • Retroalimentación de los agentes sociales: es el grado en el que el puesto recibe información sobre el desempeño de sus actividades por parte de sus compañeros de trabajo y de sus superiores
  • Contacto con otros: es el grado en el que el puesto requiere estar en contacto con otras personas dentro o fuera de la empresa para desempeñar adecuadamente sus funciones.

Recuerde que…

  • El análisis de puestos de trabajo es una técnica que consiste básicamente en la descripción, más o menos detallada, de las tareas y responsabilidades que configuran un puesto.
  • En análisis de puestos afecta positivamente a la gestión, y además, nos puede servir de punto de partida para continuar desarrollando otro tipo de herramientas.
  • En un puesto hay que observar especialmente las siguientes variables: capacidades requeridas para el puesto, identidad de la tarea, significación de la tarea, autonomía y retroalimentación.
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