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Burocracia

Burocracia

Estructura organizativa con procesos y procedimientos explícitamente fijados y formalizados, con una división clara de responsabilidades y una elevada especialización del trabajo, jerarquías nítidas y relaciones impersonales.

Gestión empresarial

Concepto

Analizada desde diversas perspectivas (sociología, management, ciencia política) y con una fuerte tradición académica, la burocracia ha sido caracterizada como una estructura organizativa con procesos y procedimientos explícitamente fijados y formalizados, con una división clara de responsabilidades y una elevada especialización del trabajo, jerarquías nítidas y relaciones impersonales condicionadas por esas jerarquías.

La percepción común del término burocracia es negativa, y a menudo se le ha asociado con ineficiencia, pocas ganas de trabajar y dilapidación de medios. Generalmente se percibe a la organización burocrática como centrada en sí misma y autoalimentada, buscando resultados que acaban ampliando las dimensiones de la propia burocracia pero no beneficiando a los actores externos a la misma.

No obstante, de acuerdo con la definición que de la misma da Max Weber, el sistema tiene connotaciones más positivas, ya que considera que es una forma de organización más racional que las alternativas, que se basan en principios como el carisma, el liderazgo, la flexibilidad y la adaptabilidad. Max Weber definió a la burocracia de forma clara, como una forma de organización que ensalza la precisión en los procesos, la velocidad de reacción, la claridad diáfana, la regularidad en sus actuaciones así como la exactitud y la eficiencia, conseguida mediante la división prefijada de todas las tareas, de una intensa supervisión jerárquica, y de precisas reglas.

Orígenes y definición

Max Weber es considerado el padre del enfoque burocrático. Para este, la forma organizativa más eficiente y racionalmente dispuesta es la burocracia, forma hacia la cual deberían dirigirse todas las empresas y organizaciones. Weber definió la burocracia como un diseño organizativo basado en una estructura formal, estable y con reducida incertidumbre. Más exactamente, la burocracia se concibió como una organización que se consolida merced a unas normas claramente escritas; se fundamenta en una división sistemática y precisa del trabajo; establece los puestos según el principio jerárquico; fija las reglas y estándares técnicos para el ejercicio de cada puesto; selecciona a los trabajadores sobre la base del mérito, y no basándose en las preferencias personales; cree en la separación entre la propiedad y la administración, así como entre la administración y la ejecución de las tareas; y se caracteriza por una elevada profesionalización de los administradores. Weber planteó este diseño burocrático como la mejor forma de conseguir la máxima eficiencia de la organización. Sin embargo, fueron precisamente las coordenadas trazadas para la maximización de la eficiencia las que se utilizaron para criticar a la burocracia.

El enfoque burocrático ha supuesto un hito importante en la evolución de la teoría de la administración. La burocracia suele plantearse como figura didáctica en la literatura sobre management para contraponerla a formas flexibles de organización, en el paso de entornos estables a turbulentos. Así, en entornos estables, y consecuentemente fáciles de predecir, la burocracia exhibe ventajas nada desdeñables: elimina la incertidumbre de las operaciones y de los comportamientos, garantizando las posiciones y el poder; vela por el cumplimiento de los objetivos cuantitativos, en términos de volúmenes de producción y estándares de calidad; regula los espacios de autoridad, responsabilidad y libertad de los individuos; permite la fijación de una memoria histórica y el registro de la actividad corriente; y finalmente, retroalimenta el sistema para estabilizar las perturbaciones.

Críticas

El problema de la forma burocrática surge cuando el entorno manifiesta dosis crecientes de dinamismo, complejidad e incertidumbre. En estos casos todas las virtudes de la burocracia se convierten en pesados lastres difíciles de sobrellevar. La falta de motivación y satisfacción en el trabajo, la ausencia de aprendizaje, la resistencia al cambio, la producción no diferenciada y en ocasiones de baja calidad, la ausencia de una visión global de empresa y de una estrategia basada en los recursos y capacidades de la empresa, impidiendo la apropiación de sinergias, determinan que la burocracia sea más bien indeseable en entornos turbulentos como los presentes.

El propio Max Weber valoró que realmente no podía existir un tipo organizativo ideal. Por tanto, la burocracia real será menos eficaz y eficiente que su modelo ideal. Según Weber, la burocracia podría degenerar de alguna de las siguientes maneras:

  • La jerarquía vertical es complicado que llegue a ser suficientemente explicita y delimitada con la precisión diáfana que Weber plantea en un inicio; esto causaría confusión y conflictos de competencia.
  • Las competencias podrían no llegar a ser lo suficientemente claras.
  • “Enchufismos”, corrupción, nepotismo, enfrentamientos y otras degeneraciones podrían debilitar la regla de impersonalidad, pudiendo derivar en un sistema de contratación y promoción no fundamentado en los méritos.
  • Los trabajadores funcionarizados podrían tender a eludir responsabilidades.
  • El reparto de funciones podría ser inefectivo, generando excesiva regulación, duplicación de esfuerzos y, por tanto, ineficiencia.

Podría darse el caso que una burocracia no degenerada pudiese verse afectada por ciertos problemas:

  • Sobreespecialización.
  • Rigideces e inercias en los procesos, que conduce a que las decisiones se tomen con lentitud, siendo imposible en muchas ocasiones prever casos inusuales.
  • Inercias organizativas que conducen a la inadaptación.
  • Creencia de que el sistema es perfecto por definición, provocando que la organización caiga en la autocomplacencia debido a una falta de autocrítica.
  • Poca valoración de opiniones disidentes.
  • Incremento de reglas y procedimientos, creciendo en complejidad y disminuyendo su coordinación, pudiéndose caer en reglas contradictorias.
  • La burocracia puede llegar a considerar al ser humano como un objeto impersonal.

Encontramos ejemplos de burocracias todos los días, tanto en organizaciones públicas como privadas. Sin embargo, bien es cierto que hoy en día las tendencias burocráticas más sólidas las encontramos en la administración pública.

Piénsese por ejemplo en la Administración de Justicia, a la que tradicionalmente se le ha achacado una extrema lentitud e incapacidad de adaptación. Pese a esas críticas, dado que una de las prioridades de dicha función pública es la igualdad de trato al ciudadano, la burocracia presenta aquí unas ventajas respecto a otros modelos organizativos: su énfasis en los procedimientos protocolarizados la transforman en un poderoso instrumento garantista de la igualdad de trato, ya que las decisiones no quedan al arbitrio del funcionario, sino que este sigue unos estrictos procedimientos, que, caso de romperse, pueden invalidar todo el proceso, consiguiéndose así el objetivo organizativo prioritario. Es obvio que, sin embargo, al priorizar ese objetivo se dejan de lado otros como puede ser la eficiencia, la flexibilidad o la rapidez.

Conviene sin embargo distinguir entre las estructuras burocráticas de tipo maquinal (básicamente las descritas hasta ahora) y las estructuras burocráticas de tipo profesional.

Recuerde que...

  • Para Weber, la burocracia es una forma de organización que ensalza la precisión en los procesos, la velocidad de reacción, la claridad diáfana, la regularidad en sus actuaciones, así como la exactitud y la eficiencia, conseguida mediante la división prefijada de todas las tareas, de una intensa supervisión jerárquica y de precisas reglas.
  • Conviene distinguir entre las estructuras burocráticas de tipo maquinal y las estructuras burocráticas de tipo profesional.
  • La burocracia puede llegar a considerar al ser humano como un objeto impersonal.
  • “Enchufismos”, corrupción, nepotismo, enfrentamientos y otras degeneraciones podrían debilitar la regla de impersonalidad, pudiendo derivar en un sistema de contratación y promoción no fundamentado en los méritos.
  • La burocracia ofrece poca valoración a las opiniones disidentes.
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