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Negociación (métodos)

Negociación (métodos)

Proceso de interacción-comunicación entre dos o más partes que, en situación de interdependencia, tienen diferencias sobre alguna cuestión y están dispuestas a hacer concesiones para alcanzar un acuerdo que satisfaga sus intereses y/o necesidades.

Empresa

Concepto

Es un proceso de interacción-comunicación en el que intervienen dos o más partes que, en situación de interdependencia, tienen diferencias sobre algo (existe un conflicto de intereses) y están dispuestas a hacer concesiones para alcanzar un acuerdo que satisfaga sus intereses y/o necesidades.

De la definición presentada se pueden extraer diferentes elementos de la negociación:

  • La relación de interdependencia entre las partes que hace imposible que cada uno consiga sus objetivos de forma autónoma.
  • La existencia de una relación motivacionalmente contradictoria. El interés por satisfacer las propias necesidades y el deseo de llegar a un acuerdo hace que la relación se mueva entre la colaboración y la competición, la defensa de los propios intereses y la necesidad de hacer concesiones.
  • La negociación requiere la existencia de cierto equilibrio de poder entre las partes, de lo contrario la parte que posee mayor poder tiende a recurrir a la confrontación e imposición haciendo muy difícil llegar a acuerdos viables.
  • La percepción que sobre la negociación tienen las partes tiene gran influencia sobre el proceso de negociación.

Variables que influyen en el proceso de negociación

En el proceso de negociación son muchos y muy variados los factores que intervienen, algunos de ellos interactúan entre si. Estos son algunos de ellos:

  • 1. Factores de rol: en las situaciones en las que el negociador actúa en representación de un grupo, este recibe las presiones que el grupo ejerce sobre él y se ve en la necesidad de dar respuesta a las expectativas que el grupo tiene sobre la negociación.
  • 2. Factores situacionales: se refieren a la parte más física y objetiva de la situación e incluye variables como las condiciones del lugar en el que se desarrolla la negociación, el número de partes y actores que intervienen, la presencia de terceros (mediadores), el momento y duración de las reuniones, la estructura de la agenda y el orden de los temas a tratar....
  • 3. Factores interactivos: son las variables que marcan la dinámica de la relación entre las partes e incluyen aspectos como el estilo de relación, las habilidades de comunicación, las actitudes frente a la relación con la otra parte, el uso del poder y la forma en que este es percibido o las tácticas que emplean las partes.
  • 4. Factores personales: son las características más o menos estables de las personas que participan en la negociación que, interactuando con otros factores, influyen y/o determinan la actuación del negociador durante el proceso. En este grupo de factores se encuentran las motivaciones personales, el estilo de atribución, las actitudes, las creencias,...

Tipos de negociación

Existen dos orientaciones básicas a la hora de negociar que determinan el tipo de negociación, si bien es cierto que en una misma negociación es posible que convivan ambas orientaciones:

  • a) Negociación competitiva también llamada distributiva o dura. Es un tipo de negociación en la que los resultados que obtienen las partes correlacionan de forma negativa, corresponde a un juego de "Suma 0" en el que lo que una de las partes gana es a costa de la pérdida por parte del otro. La creencia que subyace es la de que el objetivo de la negociación es "repartir un pastel". Resulta un estilo de negociación en el que prima el corto plazo, no parece un aspecto importante el mantenimiento de la relación en el futuro por lo que habitualmente se plantea en términos de confrontación o imposición de las propias posiciones o intereses ("Gano-Pierdes") sobre todo si existe una situación de desequilibrio de poder.
  • b) Negociación colaborativa también llamada integrativa o suave. El objetivo de la negociación desde esta perspectiva no es debilitar a la otra parte sino la resolución del conflicto planteada en términos de colaboración, buscando la mejor forma de distribuir los beneficios entre las partes ("Gano-Ganas") y fomentando la búsqueda de opciones creativas que permitan "hacer más grande el pastel" (de "No Suma 0"). Es un tipo de negociación en la que las partes consideran que el mantenimiento de la relación es un aspecto importante y por lo tanto se piensa más en términos de largo plazo en lugar de en la satisfacción puntual de los propios intereses, esto facilita que los acuerdos sean respetados por las partes.

Proceso de negociación

El proceso de negociación que presentamos se basa en la negociación por principios desarrollada por William Ury y Roger Fisher, creadores del Programa de Negociación de la Universidad de Harvard. William Ury goza actualmente de gran reconocimiento internacional gracias a su participación como mediador en numerosas negociaciones tanto de contenido político como empresarial. El fundamento de la negociación por principios se enmarca dentro de una orientación integrativa.

1. Preparación de la negociación constituye el elemento clave para que el proceso funcione. Los aspectos sobre los que trabajar durante esta fase son:

  • Conocer los intereses: definir los propios y explorar los de la otra parte. Centrarse en los intereses en lugar de en las posiciones resulta crítico para conseguir acuerdos más fácilmente. Para conocer los intereses que subyacen a cada una de las posiciones es necesario dar respuesta a una serie de preguntas: ¿Por qué? ¿Para qué? ¿Por qué no? ¿Qué temores hay? Es importante tener en cuenta que cuanto más se pueda saber de la otra parte más posibilidades se tendrán de influir en ellos con éxito, por tanto, hay que ponerse en el lugar de la otra parte, informarse y definir, desde su perspectiva, lo que podría ser su mayor interés.
  • Idear opciones creativas que contemplen los intereses de ambas partes. Las personas que negocian con éxito buscan la manera de "hacer más grande el pastel" luego el trabajo principal aquí es inventar opciones para que ambas partes ganen.
  • Buscar criterios objetivos. Una vez que el pastel es más grande, hay que pensar en cómo repartirlo. Para ello, buscar datos que faciliten, durante la negociación, la búsqueda de una solución justa y satisfactoria para ambos. Un criterio objetivo es una vara de medir que permite determinar qué es una solución justa por lo que debe ser independiente de la voluntad de las partes y aceptado como legítimo por estas. Algunos criterios objetivos comúnmente empleados son: el precedente, el criterio de un experto independiente, la solución que propone un mediador, la división a partes iguales o de forma proporcional a las aportaciones.
  • Conocer los límites de la propia negociación. Para ello es necesario identificar la MAPAN la mejor alternativa posible en el caso de que no se llegue a un acuerdo. El acrónimo en inglés es BATNA (best alternative to a negotiated agreement). La MAPAN es el marco de referencia para la elaboración de propuestas y es necesario para evitar aceptar acuerdos que no cubran el mínimo de los propios intereses.
  • Elaborar las propuestas. Una propuesta es un acuerdo que estamos dispuestos a aceptar. Las propuestas deben ser realistas, justas para ambas posiciones y dentro del propio MAPAN. Es interesante disponer de diferentes niveles de propuesta (de apertura, intermedia, de retirada).

2. Fases del proceso de negociación:

  • Apertura. Los objetivos de esta fase son: Definir aspectos formales, crear un clima favorable para la negociación, definir el marco de la negociación explorando las diferentes posiciones e intereses y sentar las bases de la interacción verificando que existe voluntad en las partes para llegar a un acuerdo. Es una fase fundamentalmente exploratoria en la que se ponen de manifiesto y de forma clara las diferencias entre las partes. Es el momento de presentar de forma breve la propuesta inicial y de explorar los intereses y propuestas de la otra parte. Teniendo en cuenta que es el punto de partida para empezar a negociar la propuesta inicial debe ser elevada de manera que permita ir haciendo concesiones durante el proceso.
  • El desarrollo de la negociación. Técnicas y nabilidades para:
    • a) Intercambiar información sobre objetivos, expectativas, posibles soluciones, propuestas...
    • b) Conseguir que la propia posición quede mejor situada. ¿Cómo hacerlo? Persuadiendo y argumentando; influyendo con información, es decir, utilizando el poder de experto; poniendo de manifiesto la situación de mutua dependencia; tomando la iniciativa tanto en la presentación de propuestas como de concesiones; evitando recurrir a ataques o presiones para desequilibrar las posiciones.
    • c) Lograr una dinámica que posibilite la presentación y defensa de los propios intereses de manera firme a la vez que existe una cierta flexibilidad que facilite alcanzar acuerdos. Las concesiones constituyen un elemento clave en esta tarea ya que ayudan a conseguir reciprocidad, reducen tensiones y desbloquean la negociación. Para que las concesiones cumplan estas funciones es necesario hacerlas poco a poco, con poca frecuencia, de forma no gratuita (esperando algo a cambio) y reducirlas a medida que uno se acerca al objetivo.
    • d) Mejorar la interacción con el fin de reducir tensiones y crear un clima constructivo. Parar ello resulta necesario escuchar activamente, no discutir o reaccionar ante ataques, preguntar de forma abierta y replantear de forma que se asegure la comprensión de las posiciones y planteamientos de la otra parte, favorecer un trato informal, actuar de forma coherente...
  • Encaminar a acuerdos viables y cierre de la negociación. Evitar actuar con impaciencia llegando a acuerdos apresurados. Resumir y verificar acuerdos parciales. En los casos en los que se aprecie resistencia para llegar a algún acuerdo habrá que facilitarlo destacando los beneficios que el acuerdo tiene para ambas partes. Antes de cerrar, verificar que el acuerdo está realmente por encima del nivel de retirada y que satisface los propios intereses; registrar el acuerdo y definir qué tipo de seguimiento se va a realizar para asegurar su cumplimiento.

La intervención de una tercera parte en el proceso: la mediación

Las negociaciones de "suma 0" con frecuencia dan lugar a conflictos que van más allá de la diferencia de intereses produciéndose situaciones de gran tensión que ponen en peligro la continuidad de la negociación. También en las negociaciones integradoras se pueden producir situaciones que, aunque no lo sean, se identifican como de "suma 0", esta percepción hace muy difícil encontrar resultados satisfactorios para las partes. En ambas ocasiones es útil e incluso necesaria la intervención de un mediador, cuyo papel es poner en marcha o retomar el proceso de negociación abriendo canales de comunicación que faciliten la escucha y la búsqueda de acuerdos satisfactorios para las partes y que asegure el cumplimiento de los acuerdos que se alcancen.

Son distintos los niveles de mediación que pueden darse en el proceso:

  • Con la participación de un facilitador o moderador que centra su intervención únicamente en el proceso en sí mismo, de manera que en la negociación no intervienen sus ideas.
  • Con la intervención de un mediador que adopta una posición muy activa en la búsqueda de información y que, aunque no tiene control sobre el resultado final, sí asume un mayor nivel de compromiso que el moderador.
  • Arbitraje de cumplimiento voluntario. En las situaciones en las que las partes, aún con la intervención de un moderador o un mediador, no son capaces de alcanzar un acuerdo, el árbitro propone soluciones que las partes discuten y pueden aceptar o no.
  • En el arbitraje de cumplimiento obligatorio la solución que propone el árbitro es, de antemano, aceptada y acatada por las partes.

Recuerde que...

  • El interés por satisfacer las propias necesidades y el deseo de llegar a un acuerdo hace que la relación se mueva entre la colaboración y la competición, la defensa de los propios intereses y la necesidad de hacer concesiones.
  • Factores que intervienen en la negociación: factores de rol, factores situacionales, factores interactivos y factores personales.
  • Tipos de negociación: negociación competitiva también llamada distributiva o dura y negociación colaborativa también llamada integrativa o suave.
  • Preparación de la negociación: conocer los intereses, idear opciones creativas, buscar criterios objetivos, conocer los límites de la propia negociación y elaborar las propuestas.
  • Fases del proceso de negociación: apertura, desarrollo de la negociación (intercambio información, posicionamiento y mejora de la interacción), canalización de acuerdos viables y cierre de la negociación.
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