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Gráfico de Gantt

Gráfico de Gantt

Técnica de planificación y control de proyectos para programar recursos y asignar tiempos.

Empresa

Concepto

El gráfico de Gantt o diagrama de Gantt fue desarrollado por Henry Gantt a principios del siglo XIX como una técnica de planificación y control de proyectos, para programar recursos y asignar tiempos. Es considerado como el predecesor, tanto del método del camino crítico como del método PERT, siendo mucho más sencillo de elaborar que estos últimos.

Consiste en representar en un eje de coordenadas, tanto las actividades que lo forman como la duración de las mismas, ya sea en días, semanas, meses, etc. En el eje de ordenadas se representan cada una de las actividades y en el eje de abscisas los tiempos correspondientes.

Las actividades del proyecto se representan mediante barras rectangulares horizontales, cuyo tamaño estará en función de su duración. Conforme se vaya realizando la actividad, dichas barras se irán sombreando.

El responsable del proyecto, de forma regular (semanal, quincenal, mensualmente, etc.) irá distribuyendo, entre las personas que forman parte del mismo, este gráfico para que puedan comprobar, de manera sencilla, cómo se encuentra el proyecto en un momento determinado y poder realizar los controles necesarios y las modificaciones oportunas para que se cumplen los plazos estipulados. Para conocer exactamente cómo se encuentra el proyecto, se traza una línea vertical en la que se muestra la fecha actual y puede verse fácilmente qué actividades van con retraso, cuáles van en fecha y cuáles están adelantadas.

Ventajas e inconvenientes

Como ventajas a la hora de utilizarlo podemos destacar:

  • - Son sencillos de elaborar y de interpretar.
  • - Resultan eficaces para proyectos de corta duración y con pocas actividades, al poder observar de forma directa el proyecto completo, su duración y el cumplimiento de plazos. Es decir, muestra una representación global del mismo.
  • - Su coste es relativamente bajo.

En cuanto a los inconvenientes, haremos referencia a:

  • Cuando comienzan a realizarse modificaciones, el gráfico se torna confuso.
  • No tiene en cuenta el coste del proyecto.
  • No muestra la relación de interdependencia entre las actividades, si bien, al tratarse normalmente de proyectos sencillos, no suele ser complicado su estudio.
  • No muestra cuáles son las actividades críticas del proyecto.

Ejemplo ilustrativo

El departamento de Recursos Humanos de una empresa se plantea establecer un plan de formación para el personal para lo que establece una serie de actividades a realizar de forma cronológica con la siguiente duración:

  • a) En primer lugar destacamos la etapa de diagnóstico, formada por dos actividades encaminadas a conocer cuáles son las necesidades formativas de los empleados. Se realizarán de forma simultánea:
    • - Actividad A. Entrevistas individuales. Duración 2 meses.
    • - Actividad B. Cuestionario on-line. Duración: 1 mes y medio.
    • - Actividad C. Estudio de los resultados. Duración: 1 mes. Duración: medio mes.
  • b) Posteriormente, se llevará a cabo el proceso de definición del programa de formación, formado por:
    • - Actividad D. Establecer los diferentes cursos que se quieren impartir. Duración 15 días.
    • - Actividad E. Búsqueda de proveedores para la impartición de los cursos. Duración: 2 meses.
    • - Actividad F. Desarrollo de la agenda a seguir. Duración: 15 días.
  • c) El plan de comunicación del programa constará de:
    • - Actividad G. Publicación del plan de formación. Duración: 2 meses.
    • - Actividad H. Período de inscripción. Duración: 2 meses.
  • d) Desarrollo del plan.

De forma gráfica lo representaríamos de la siguiente manera:

Como se puede apreciar en el gráfico de Gantt, las actividades A, B, C y D se han desarrollado según lo previsto. A fecha de 15 de mayo, que es el momento en que se pasa el informe a los componentes del equipo de proyecto, se ve claramente que la actividad E, consistente en buscar a los proveedores que impartirán los cursos que se han planificado, lleva un retraso de 15 días. Este hecho no nos permite saber si realmente supondrá un retraso en la duración final del proyecto o no.

Recuerde que...

  • El gráfico o diagrama de Gantt consiste en representar en un eje de coordenadas, tanto las actividades que forman un proyecto como la duración de las mismas, ya sea en días, semanas, meses, etc.
  • En el eje de ordenadas se representan cada una de las actividades y en el eje de abscisas los tiempos correspondientes.
  • Las actividades del proyecto se representan mediante barras rectangulares horizontales, cuyo tamaño estará en función de su duración. Conforme se vaya realizando la actividad, dichas barras se irán sombreando.
  • Ventajas: coste relativamente bajo, sencillo de elaborar e interpretar, y eficaz para proyectos de corta duración y con pocas actividades.
  • Inconvenientes: cuando comienzan a realizarse modificaciones, el gráfico se torna confuso, no tiene en cuenta el coste del proyecto, no muestra la relación de interdependencia entre las actividades y no muestra las actividades críticas del proyecto.
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